Szanse i wyzwania związane z Krajowym Systemem e-Fakturowania

KSeF skrótowo

Krajowy System e-Faktur to platforma rządowa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Centralizuje ona proces rejestracji faktur, ułatwiając wymianę danych między podmiotami gospodarczymi. Celem KSeF jest standaryzacja rozliczeń podatkowych, usprawnienie komunikacji z organami administracji publicznej oraz zwalczanie oszustw podatkowych i eliminacja tzw. luki VAT.

Początkowo planowano wprowadzenie KSeF w życie od 1 lipca 2024 roku, jednak Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o odroczeniu tego terminu, nie ogłaszając jeszcze nowej daty obowiązywania e-fakturowania. Ten dodatkowy czas warto wykorzystać na dokładne zrozumienie zmian w prawie podatkowym i dokładne przygotowania.

Jakie zmiany w fakturowaniu czekają podatników?

Obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że każda firma będzie musiała zintegrować swój obieg faktur elektronicznych z systemem rządowym lub wystawiać i odbierać faktury bezpośrednio poprzez KSeF. Faktury wystawione za pośrednictwem KSeF otrzymują unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID) oraz są w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-faktury FA(2).

Ponadto, faktury wysłane do KSeF przez pomyłkę będą mogły być poprawione wyłącznie przez wystawienie w KSeF faktur korygujących. Nowe przepisy podatkowe eliminują możliwość korzystania z not korygujących, zatem wszelkie korekty błędów na fakturach będą musiały być dokonywane poprzez wystawienie nowej faktury korygującej.

Wyzwania związane z KSeF

Dla niektórych przedsiębiorców wprowadzenie KSeF w dużej firmie może wiązać się z pewnymi wyzwaniami. Implementacja nowego systemu wymaga zaangażowania zasobów, dogłębnego zrozumienia zmian oraz wprowadzenia modyfikacji w wewnętrznych procesach firmy, co może zająć nawet kilka miesięcy, zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur może stanowić wyzwanie ze względu na:

• czasochłonną analizę sposobu fakturowania w firmie,
• konieczność oceny zgodności istniejących systemów finansowo-księgowych z nowymi przepisami dotyczącymi e-fakturowania,
• określenie alternatywnego procesu fakturowania w przypadku niedostępności lub awarii KSeF,
• potrzebę wyboru odpowiedniej platformy do komunikacji z KSeF i jej wdrożenie w firmie.

Plusy KSeF

Mimo wyzwań związanych z e-fakturowaniem, nowe obowiązki oznaczają też wiele korzyści dla przedsiębiorców. Przygotowanie firmy do wdrożenia e-fakturowania stanowi okazję do weryfikacji i usprawnienia procesów, co może skrócić czas realizacji zadań. Pracownicy zajmujący się księgowością odgrywają w tym procesie kluczową rolę ze względu na swoją znajomość ograniczeń istniejących systemów oraz potrzebę ich ulepszenia.

Dodatkowo do zalet KSeF można zaliczyć:

• szybszy obieg faktur między firmami, co przekłada się na szybsze przetwarzanie dokumentów i mniejszą liczbę błędów w porównaniu z tradycyjnymi procesami,
• eliminację problemu zagubionych faktur i powstawania duplikatów,
• skrócenie czasu zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni),
• wyeliminowanie konieczności przesyłania pliku JPK_FA do organów podatkowych,
• standardowy format faktur, co ułatwia ich wymianę i przetwarzanie,
• zwiększone bezpieczeństwo w wymianie dokumentów,
• możliwość archiwizacji faktur w KSeF przez okres 10 lat.

Fakturowanie elektroniczne a digitalizacja polskich firm

Pomimo pozornych trudności, KSeF stanowi szansę na cyfrową transformację dla firm w Polsce. Automatyzacja rejestracji faktur zakupowych oraz usprawnienie procesów fakturowania sprzedaży za pomocą nowoczesnych narzędzi może znacząco poprawić efektywność procesów księgowych.

Niewielkie przedsiębiorstwa, obsługujące małe liczby faktur, mogą korzystać z KSeF bezpośrednio, podczas gdy większe przedsiębiorstwa powinny zdecydować się na specjalistyczne systemy wspierające integrację z KSeF. Oprogramowanie tego rodzaju oferuje szereg funkcji ułatwiających automatyzację procesów związanych z fakturowaniem.

Zmiany w fakturowaniu – nie czekaj do ostatniej chwili!

Wdrożenie e-fakturowania w dużej firmie może być czasochłonnym, wielomiesięcznym procesem, dlatego ważne jest, aby nie czekać z wprowadzeniem niezbędnych zmian do ostatniej chwili. W ten sposób możesz uniknąć zbędnego stresu oraz ewentualnych kar za niewykonanie obowiązków związanych z KSeF.

Integracja z KSeF w firmach obsługujących duże liczby faktur wymaga zastosowania systemów, które ułatwiają wystawianie i odbiór dokumentów z platformy rządowej. Dobrze dobrane oprogramowanie umożliwia płynną komunikację z KSeF oraz jest regularnie aktualizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Oprócz tego niektóre rozwiązania pozwalają na konwersję formatów faktur oraz integrację z systemami ERP, ułatwiając tym samym proces fakturowania.

Podsumowując, choć KSeF niesie za sobą pewne wyzwania, to także otwiera przed przedsiębiorcami nowe możliwości. Kluczowym aspektem jest odpowiednie przygotowanie i zrozumienie zmian, aby w pełni wykorzystać potencjał e-fakturowania w nowej, cyfrowej erze biznesu.