Czego dokładnie dotyczy nowy obowiązek?
Numer KSeF to unikalny identyfikator, który system nadaje fakturze w chwili jej przyjęcia do rejestru. Dotychczas służył do odnalezienia dokumentu i potwierdzenia, że faktura istnieje w rejestrze. Od 2027 r. ma trafiać także do tytułu płatności, a w przypadku mechanizmu podzielonej płatności do komunikatu przelewu, w którym kwota podatku trafia na rachunek VAT.
Opisywany obowiązek dotyczy płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r., a nie daty wystawienia samej faktury. Przelew wykonany w styczniu za fakturę z grudnia również będzie więc wymagał tego numeru.
W praktyce znaczenie ma to, czy firma widzi numer KSeF przy dokumencie, zanim przystąpi do płatności. Programy zintegrowane z systemem, takie jak Afaktury, zapisują ten numer przy każdej fakturze i udostępniają go razem z pozostałymi danymi dokumentu. Przepisywanie identyfikatora z portalu Ministerstwa Finansów przy kilkudziesięciu przelewach miesięcznie przestaje być realne.
Po co ustawodawca wprowadza tę zmianę? Ministerstwo Finansów wskazuje jako główny cel przeciwdziałanie zatorom płatniczym. Powiązanie przelewu z konkretnym dokumentem w rejestrze pozwala jednoznacznie ustalić, która faktura została opłacona i kiedy. Dziś ten związek opiera się na opisie wpisanym ręcznie przez płacącego, przez co ta sama należność bywa księgowana dwa razy albo zostaje nierozliczona.
Drugim celem jest ograniczenie błędów w płatnościach, zwłaszcza przy fakturach korygujących i płatnościach częściowych, gdzie jednemu dokumentowi odpowiada kilka przelewów.
Skąd wziąć numer faktury, którą trzeba opłacić?
Numer KSeF nadaje system, a nie wystawca, więc sprzedawca nie musi go przekazywać nabywcy. Faktura pojawia się w KSeF po stronie odbiorcy automatycznie, ale system nie wysyła żadnego powiadomienia. Firma, która nie zagląda do rejestru, nie wie, że dokument czeka na odbiór i rozliczenie. Dlatego od 2027 r. jeszcze większego znaczenia nabiera sposób, w jaki przedsiębiorca odbiera dokumenty zakupowe. Automatyczne pobieranie, które oferują faktury kosztowe z KSeF w programach księgowych, wciąga dokument wraz z numerem, danymi sprzedawcy i terminem płatności. Numer potrzebny do przelewu jest wtedy gotowy w momencie, w którym faktura trafia do rozliczenia.
Co z fakturami wystawionymi poza systemem?
Część dokumentów trafia do KSeF z opóźnieniem. W trybie offline24 fakturę przesyła się najpóźniej następnego dnia roboczego, w trybie awaryjnym nawet w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Do chwili przesłania dokument nie ma numeru KSeF, więc nie da się wpisać go do przelewu.
Stąd rośnie znaczenie bieżącej kontroli tego, co dzieje się z dokumentem po wysyłce. Status faktury w KSeF pokazuje, czy system przyjął plik, czy odrzucił go z powodu błędu i jaki numer został nadany. Faktura odrzucona przez KSeF nie jest fakturą wystawioną, a to oznacza, że nie rozpoczyna też biegu terminu płatności uzgodnionego z kontrahentem.
Warto pamiętać o jeszcze jednej zasadzie. Dla krajowego podatnika VAT faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF, a data ta jest widoczna w urzędowym poświadczeniu odbioru. Od tego momentu, co do zasady, liczy się prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Jak przygotować firmę do stycznia?
Zmiana wygląda na drobną, ale dotyka trzech obszarów naraz – odbioru faktur, księgowania i obsługi płatności. Przed 1 stycznia 2027 r. warto sprawdzić kilka rzeczy:
- czy program księgowy pobiera numer KSeF razem z fakturą kosztową,
- czy numer trafia do zlecenia przelewu bez ręcznego przepisywania,
- czy firma rozpoznaje dokumenty, które numeru jeszcze nie mają, bo czekają na dosłanie do systemu,
- czy osoby wykonujące przelewy mają dostęp do danych faktury w jednym miejscu.
Pomaga w tym uporządkowana kontrola płatności od kontrahentów, czyli bieżący podgląd tego, które faktury zostały opłacone, które są przeterminowane i jakie dokumenty czekają na rozliczenie.
Konsekwencje tej zmiany najmocniej widać w terminach. Powiązanie przelewu z numerem KSeF sprawia, że moment zapłaty da się jednoznacznie przypisać do konkretnego dokumentu w rejestrze, a to ułatwia dochodzenie należności od kontrahenta, który opóźnia płatność.
Z drugiej strony przelew wykonany bez tego numeru stanie się dla księgowości sygnałem, że czegoś brakuje po stronie dokumentu.
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/
Komentarze