Przedsiębiorcy nie mogą tego przegapić. Inaczej czeka ich kara za niewypełnienie obowiązków prawnych.

 Kogo dotyczy obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS?

Ogólnie rzecz biorąc, przedsiębiorcy, którzy zostali wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, zobowiązani się do złożenia dokumentów finansowych, w tym sprawozdań finansowych, do odpowiedniego rejestru. Co ważne, sprawozdania finansowe powinny sporządzić przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości a także Ci, którzy dobrowolnie zdecydowali się na ich prowadzenie. Przykładowo mogą to być spółki kapitałowe (np. spółka akcyjna, sp. z o.o., prosta spółka akcyjna), spółki osobowe (np. spółka jawna), ale mogą to być również przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Oznacza to, że z perspektywy obowiązku opracowania sprawozdania finansowego nie sama forma działalności jest istotna, ale to jak dany przedsiębiorca prowadzi i ewidencjonuje przychody i koszty.

Na marginesie można zaznaczyć, że sprawozdań finansowych co do zasady nie składają wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, którzy są zwolnieni z obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli:

• przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są poniżej 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki) i
• spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

W takim wypadku powinni oni we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin na jego złożenie upływa 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Terminy na złożenie sprawozdania finansowego

Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Oznacza to, że w przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, to wówczas termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca.

Po sporządzeniu sprawozdania powinno ono zostać zatwierdzone przez odpowiednie organy. Przykładowo mogą to być walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy, a także właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Zatwierdzenie powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Innymi słowy, terminy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych, w sytuacji, kiedy rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, upływają:

• 31 marca 2023 r. – w odniesieniu do sporządzenia sprawozdania finansowego,
• 30 czerwca 2023 r. – w odniesieniu do zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
• 15 lipca 2023 r. – w odniesieniu do złożenia sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym.

Z kolei, jak wskazano powyżej, jeżeli dany podmiot nie ma obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego, wówczas w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego powinien złożyć oświadczenie o braku obowiązku jego sporządzenia.

Dokumenty do rejestru sądowego mogą złożyć osoby umocowane do reprezentacji przedsiębiorcy, w tym adwokaci lub doradcy podatkowi.

Co zawiera sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w języku polskim i co do zasady w polskiej walucie. Zgodnie z przepisami, składa się ono z:

• bilansu (zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy w bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy),
• rachunku zysków i strat (zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy wykazuje się w nim, oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy),
• informacji dodatkowej (zgodnie z art. 48 ust. 1 ustawy powinna ona zawierać istotne dane, m.in.: politykę rachunkowości, dodatkowe informacje i objaśnienia w zakresie wskazanym w przepisie).

Co należy dołączyć do sprawozdania finansowego

Ponadto do rocznego sprawozdania finansowego należy dołączyć również:

• sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 (dot. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych) – także sprawozdanie z działalności.

Dokumenty te należy złożyć do odpowiedniego rejestru sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Odpowiedzialność za złożenia sprawozdania finansowego

Odpowiedzialność za złożenie w terminie sprawozdania finansowego wraz z ww. dokumentami spoczywa na kierowniku jednostki zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W odniesieniu do kierownika jednostki, ustawa wskazuje, że chodzi o:

• członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
• w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej - wspólników prowadzących sprawy spółki,
• w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd,
• w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
• osobę prowadzącą osobistą działalność gospodarczą,
• osoby wykonujące wolne zawody,
• likwidatora,
• syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego.

Brak złożenia sprawozdania finansowego

W przypadku niezłożenia w terminie sprawozdania finansowego, KRS wezwie podmiot do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania pod groźbą kary lub rozwiązania spółki.

Jeżeli podmiot nie przedłoży rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, zgodnie z przepisami, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu. Sąd może również ustanowić kuratora dla spółki, który będzie prowadził jej sprawy.

Ponadto odpowiedzialności karnej podlega podmiot, który:

• nie sporządził sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządził je niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarł w tych sprawozdaniach nierzetelne dane;
• nie złożył sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym.

Sprawozdanie finansowe wiąże się bezpośrednio z prawem spółek.

Co robić?

Z naszej perspektywy istotne jest znalezienie odpowiedniej kancelarii prawnej lub prawnika, który w profesjonalny sposób wesprze nas w spełnieniu wszelkich obowiązków prawnych związanych ze sprawozdaniami finansowym.