Czy utylizacja nośników danych jest obowiązkowa?
Mimo iż RODO obowiązuje od lat, nie wszyscy mają świadomość, że definitywna utylizacja nośników danych jest czymś koniecznym, a kasowanie plików nie jest wystarczające. Przedsiębiorstwa mają obowiązek chronić dane osobowe i firmowe niezależnie od formy ich przechowywania – papierowej czy elektronicznej. Nakazują to zapisy RODO, a także krajowe regulacje, w tym ustawa o ochronie informacji niejawnych czy przepisy dotyczące cyberbezpieczeństwa.
Odpowiedzialność administratora danych nie kończy się przy tym w momencie, gdy nośnik przestaje być używany i trafia do szafy w archiwum. Przeciwnie, to właśnie wtedy ryzyko wycieku informacji wzrasta, a firma powinna zorganizować proces utylizacji nośników danych cyfrowych w taki sposób, by nikt nie mógł ich ponownie odczytać. Dotyczy to przy tym wszystkich rodzajów nośników: dysków pamięci, nieużywanych laptopów, komputerów, serwerów, kart pamięci, płyt, smartfonów.
Jak powinna wyglądać zgodna z przepisami utylizacja nośników danych cyfrowych?
Prawidłowa utylizacja nośników danych musi gwarantować całkowitą i nieodwracalną utratę możliwości odczytu usuwanych informacji. W tym celu stosuje się głównie metody fizyczne, takie jak rozdrobnienie mechaniczne, a także metody magnetyczne (demagnetyzacja), skuteczne m.in. w stosunku do dysków HDD.
Warto przy tym pamiętać, że ochrona danych zgromadzonych na nośnikach nie może w żadnym momencie ustać, a więc cały proces utylizacji nośników danych powinien zachodzić z udziałem uprawnionego personelu tak, by nikt niepowołany nie miał do dokumentacji dostępu. Poprawna utylizacja nośników danych obejmuje zatem: inwentaryzację sprzętu, bezpieczny transport nośników w zaplombowanych pojemnikach, fizyczne rozdrobnienie lub zniszczenie innymi metodami oraz wystawienie certyfikatu. To dokument, który w razie kontroli chroni firmę przed odpowiedzialnością i mandatami.
Jak zniszczyć nośniki danych zgromadzone w firmie?
Najbezpieczniejszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest współpraca ze specjalistami, którzy oferują profesjonalną utylizację danych, w tym dysków twardych i innych urządzeń pamięci masowej, ale też dokumentów papierowych. Takie kompleksowe usługi utylizacji nośników danych oferuje Stena Confidential, która zapewnia organizację całego procesu oraz możliwość niszczenia wszystkich typów dokumentacji, a także utylizacji sprzętów, ich recyklingu lub ponownego wykorzystania.
Atutami szwedzkiej firmy są m.in. przemyślane procedury, przeszkolona kadra, certyfikowany sprzęt oraz możliwość kontrolowania przebiegu niszczenia. Przedsiębiorca otrzymuje potwierdzenie zniszczenia nośników danych, a zakres współpracy można dostosować do potrzeb organizacji. Usługa utylizacji nośników danych oferowana przez Stena Confidential wspiera ponadto realizację celów zrównoważonego rozwoju: recykling elektroniki ogranicza ilość elektroodpadów na wysypiskach, zmniejsza ślad węglowy, chroni środowisko i pierwotne zasoby.
Komentarze