Dlaczego każdą notę trzeba zweryfikować?
Kontrahent powinien wskazać podstawę roszczenia, wykazać naruszenie obowiązku oraz udokumentować szkodę i jej wysokość. Znaczenie ma także związek między działaniem przewoźnika a poniesioną stratą. Sama kara zapisana w zleceniu nie zawsze może być zastosowana bez uwzględnienia obowiązujących przepisów transportowych. W przewozach krajowych art. 83 ust. 1 Prawa przewozowego stanowi, że odszkodowanie za szkodę inną niż szkoda w przesyłce, powstałą wskutek zwłoki, nie może przekroczyć podwójnej kwoty przewoźnego. W transporcie międzynarodowym art. 23 ust. 5 Konwencji CMR ogranicza odszkodowanie za opóźnienie do wysokości przewoźnego. Przed zapłatą trzeba więc ustalić, jakie prawo reguluje dany przewóz i czy wystawca noty uwzględnił właściwy limit.
Co sprawdzić po otrzymaniu obciążenia?
Przewoźnik powinien przeanalizować zlecenie, list przewozowy, protokoły szkody, korespondencję, dane z GPS oraz potwierdzenia załadunku i rozładunku. Należy ustalić:
- czy doszło do naruszenia umowy;
- kto odpowiadał za przyczynę zdarzenia;
- czy kontrahent udowodnił powstanie szkody;
- jak wyliczono żądaną kwotę;
- czy roszczenie nie przekracza ustawowego limitu;
- czy zachowano terminy zgłoszenia roszczenia.
Przy uszkodzeniu przesyłki ważny jest protokół. Zgodnie z art. 74 Prawa przewozowego powinien on dokumentować stan ładunku i okoliczności powstania szkody. Brak rzetelnych dowodów może podważać zasadność obciążenia.
Jak odpowiedzieć na niezasadną notę?
Nie należy ograniczać się do krótkiego stwierdzenia, że firma nie zgadza się z karą. Odpowiedź powinna wskazywać konkretny stan faktyczny, dokumenty, właściwe przepisy oraz przyczyny odrzucenia całości lub części roszczenia. W przypadku błędnego obciążenia pomocne może być narzędzie online nota obciążeniowa – odwołanie i reklamacja, które analizuje okoliczności sprawy i pozwala wygenerować odpowiedź dla kontrahenta.
Firmę chroni przede wszystkim szybka reakcja. Warto wstrzymać dobrowolną zapłatę do czasu zakończenia analizy, zgłosić sprzeciw wobec potrącenia oraz zabezpieczyć całą dokumentację przewozu. Regularna weryfikacja not pozwala ograniczyć straty, które mogą wydawać się niewielkie, lecz w skali wielu zleceń poważnie obciążają rentowność przewoźnika.
Komentarze