Nie każde wydarzenie wymaga jednak rozbudowanego bufetu czy pełnego lunchu. Przy krótkim spotkaniu wystarczający może być niewielki zestaw przekąsek i napojów. Całodniowa konferencja wymaga już zupełnie innego podejścia. Dlatego przed złożeniem zamówienia warto zacząć nie od wyboru produktów, lecz od przeanalizowania harmonogramu, liczby uczestników i sposobu, w jaki będą korzystać z przerw.
Catering dla firm powinien odpowiadać charakterowi spotkania
Jednym z częstszych błędów przy organizacji cateringu jest wybieranie podobnego zestawu niezależnie od rodzaju wydarzenia. Tymczasem potrzeby uczestników spotkania z klientem mogą znacznie różnić się od potrzeb zespołu biorącego udział w całodniowych warsztatach.
Podczas krótkiej prezentacji biznesowej zwykle nie ma potrzeby organizowania pełnego posiłku. Znacznie praktyczniejsze mogą być niewielkie kanapki, croissanty, kawa, herbata i woda. Uczestnicy mogą skorzystać z poczęstunku przed rozpoczęciem spotkania albo podczas krótkiej przerwy.
Inaczej wygląda sytuacja przy warsztatach. Uczestnicy pracują w grupach, korzystają z laptopów i materiałów, przemieszczają się pomiędzy stanowiskami i często kontynuują rozmowy również podczas przerwy. W takim przypadku szczególnie wygodne są przekąski w małych porcjach, które można łatwo wziąć ze stołu i zjeść bez rozbudowanego serwisu.
Jeszcze inne wymagania stawia wydarzenie całodniowe. Tutaj warto myśleć o cateringu jako o kilku etapach: lekkim początku dnia, przekąskach podczas pierwszej przerwy, bardziej sycącym lunchu oraz niewielkim coffee breaku w godzinach popołudniowych.
Najpierw harmonogram, później menu
Przed wyborem konkretnych produktów warto rozpisać przebieg wydarzenia. Istotna jest przede wszystkim godzina rozpoczęcia i zakończenia oraz długość poszczególnych bloków.
Jeżeli spotkanie rozpoczyna się rano, pierwsza część cateringu może mieć charakter śniadaniowy. Dobrze sprawdzą się wtedy małe kanapki, wytrawne croissanty, kawa, herbata, woda czy soki.
W przypadku wydarzenia obejmującego porę obiadową trzeba zastanowić się, czy uczestnicy będą mieli możliwość wyjścia na lunch. Jeżeli pozostają na miejscu, menu powinno zawierać również bardziej sycące pozycje. Większe kanapki, wrapy, bagietki czy sałatki pozwalają przygotować przerwę lunchową bez konieczności organizowania klasycznego obiadu.
Po południu można natomiast ponownie postawić na lżejszą formę – kawę, herbatę, wodę i niewielkie słodkie przekąski.
Takie podejście jest praktyczniejsze niż wystawienie całego zamówienia na początku spotkania. Produkty przeznaczone na późniejsze godziny mogą zachować świeżość, a uczestnicy otrzymują różne rodzaje jedzenia w kolejnych częściach dnia.
Finger food czy większy posiłek?
Jedną z podstawowych decyzji przy zamawianiu cateringu dla firmy jest wybór pomiędzy małymi przekąskami a bardziej sycącymi produktami. Oba rozwiązania mają zastosowanie, ale w innych sytuacjach.
Finger food szczególnie dobrze sprawdza się podczas:
- krótkich przerw,
- spotkań networkingowych,
- warsztatów,
- konferencji,
- prezentacji,
- wydarzeń, podczas których uczestnicy dużo się przemieszczają.
Mini kanapki, niewielkie wrapy czy małe croissanty można szybko podać i nie wymagają rozbudowanej organizacji. Uczestnicy mogą dobrać liczbę przekąsek do własnego apetytu i czasu dostępnego podczas przerwy.
Jeśli jednak spotkanie trwa przez większość dnia, same małe przekąski mogą być niewystarczające. W porze lunchu warto przejść do większych kanapek, pełnowymiarowych wrapów, bagietek lub innych bardziej sycących propozycji. Dobrym uzupełnieniem mogą być również sałatki, szczególnie jeśli wcześniejsze części menu opierały się głównie na pieczywie.
Różnorodność nie oznacza bardzo długiego menu
Przy większej grupie naturalnie pojawia się potrzeba przygotowania kilku wariantów. Nie oznacza to jednak, że organizator musi zamawiać kilkanaście różnych rodzajów przekąsek.
Lepszym rozwiązaniem jest zróżnicowanie kategorii produktów.
W jednym zestawie mogą znaleźć się na przykład małe kanapki, wrapy, kilka przekąsek bezmięsnych oraz niewielki słodki element do kawy. Przy dłuższym wydarzeniu można dodatkowo zaplanować osobny zestaw lunchowy.
Szczególnie ważne jest uwzględnienie propozycji bez mięsa. Przy spotkaniu dla kilkudziesięciu osób nie powinny one być traktowane jako pojedyncza awaryjna przekąska. Warto włączyć je do głównego menu tak, aby uczestnicy mogli swobodnie wybierać pomiędzy różnymi wariantami.
Podobna zasada dotyczy słodkości. Drobne wypieki dobrze uzupełniają kawę, ale przy kilkugodzinnym spotkaniu nie powinny stanowić całego cateringu. Najlepiej łączyć je z przekąskami wytrawnymi.
Nie można zapominać o napojach
Przy planowaniu cateringu dużo uwagi poświęca się jedzeniu, podczas gdy napoje mają równie duże znaczenie organizacyjne.
Podstawą powinna być woda, szczególnie podczas spotkań trwających kilka godzin. W przeciwieństwie do przekąsek nie musi być dostępna wyłącznie podczas przerw. Warto ustawić ją w sali lub w łatwo dostępnym miejscu, aby uczestnicy mogli sięgnąć po nią w dowolnym momencie.
Kawa i herbata mogą pojawiać się podczas rozpoczęcia spotkania oraz kolejnych coffee breaków. Przy części śniadaniowej lub lunchowej można uzupełnić zestaw również o soki czy inne zimne napoje.
Przy całodniowym wydarzeniu dobrze jest zaplanować napoje na cały okres jego trwania, a nie wyłącznie na pierwszą przerwę.
Catering do biura powinien być również wygodny organizacyjnie
Dobre menu to jedna część zamówienia. Drugą jest sposób jego podania.
W typowej przestrzeni biurowej nie zawsze dostępna jest osobna sala restauracyjna czy obsługa kelnerska. Jedzenie często pojawia się w kuchni, sali konferencyjnej albo części wspólnej. Dlatego dobrze sprawdzają się zestawy, które można szybko rozłożyć i podać uczestnikom bez dodatkowych przygotowań.
Warto również pomyśleć o rozmieszczeniu cateringu. Jeżeli z jednego niewielkiego stołu w czasie piętnastominutowej przerwy ma skorzystać kilkadziesiąt osób, nawet najlepsze menu nie rozwiąże problemu kolejek.
Przy większej grupie można rozłożyć przekąski na dłuższym stole, oddzielić napoje od jedzenia albo przygotować dwa punkty z podobnym wyborem produktów. Takie rozwiązanie ułatwia wykorzystanie krótkiej przerwy i pozwala uczestnikom szybciej wrócić do programu.
Gotowe zestawy ułatwiają organizację firmowych wydarzeń
Jednym ze sposobów na uproszczenie zamówienia są gotowe boxy cateringowe. Pozwalają połączyć kilka rodzajów przekąsek w zestawie przeznaczonym dla większej liczby osób, bez konieczności kompletowania każdej pozycji osobno.
Taki model sprawdza się zarówno podczas niewielkich spotkań w biurze, jak i przy większych konferencjach, warsztatach czy wydarzeniach dla klientów. W zależności od pory dnia można postawić na zestawy o bardziej śniadaniowym charakterze, finger food, lunch albo przekąski do popołudniowej kawy.
Przykładem marki rozwijającej tego rodzaju ofertę jest Gorąco Polecam - Smaki z Piekarni, gdzie dostępne są m.in. boxy cateringowe, zestawy finger food, propozycje śniadaniowe, lunchowe i przeznaczone na coffee break.
W praktyce wybór gotowych zestawów może szczególnie ułatwić organizację wtedy, gdy catering trzeba przygotować dla większej grupy i kilku różnych części wydarzenia.
Kilka przerw? Nie warto podawać wszystkiego jednocześnie
Przy wydarzeniach trwających przez większość dnia dobrze sprawdza się etapowe podawanie cateringu.
Przykładowo rano można rozpocząć od kawy, herbaty i lekkich przekąsek. Podczas kolejnej przerwy wprowadzić inny rodzaj finger food, w porze obiadowej przygotować bardziej sycący lunch, a po południu wrócić do kawy i słodkiego dodatku.
Dzięki temu każda przerwa ma trochę inny charakter. Menu nie staje się monotonne, a produkty przeznaczone na późniejsze godziny nie muszą pozostawać na stole od początku wydarzenia.
Nie trzeba przy tym tworzyć czterech zupełnie różnych bufetów. Część produktów może się powtarzać, ale warto zmieniać proporcje i charakter kolejnych zestawów.
Dobrze zaplanowany catering zaczyna się od potrzeb uczestników
Nie istnieje jeden zestaw, który sprawdzi się podczas każdego wydarzenia firmowego. Krótkie spotkanie z klientem wymaga innego podejścia niż kilkugodzinne warsztaty, a całodniowa konferencja jeszcze innego.
Dlatego przed zamówieniem warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań: ile osób będzie uczestniczyć w wydarzeniu, o której się rozpoczyna i kończy, ile zaplanowano przerw, czy catering zastępuje lunch oraz w jaki sposób uczestnicy będą korzystali z przestrzeni.
Dopiero wtedy warto dobierać produkty.
Małe przekąski sprawdzą się podczas krótkich przerw i spotkań wymagających swobody poruszania się. Większe kanapki, wrapy czy sałatki mogą tworzyć część lunchową, a słodkie wypieki dobrze uzupełnią popołudniową kawę. Woda powinna natomiast pozostać dostępna przez cały czas.
Tak zaplanowany catering nie wymaga nadmiernie rozbudowanego menu. Znacznie ważniejsze jest to, aby poszczególne elementy pojawiały się w odpowiednim momencie i były dopasowane do rzeczywistego przebiegu firmowego spotkania.
Komentarze