Na czym polega zarządzanie należnościami w firmie?
Zarządzanie należnościami w firmie obejmuje wszystkie działania, które pomagają przedsiębiorcy kontrolować pieniądze należne od klientów oraz ograniczać ryzyko, że nie wpłyną one na czas. Proces zaczyna się jeszcze przed wystawieniem faktury. Obejmuje sprawdzenie kontrahenta, ustalenie bezpiecznych warunków współpracy, kontrolowanie terminów płatności oraz szybką reakcję, gdy pojawia się opóźnienie.
Wiele firm zaczyna interesować się należnościami dopiero wtedy, gdy pieniądze nie trafiają na konto w terminie. Tymczasem o zarządzanie należnościami warto zadbać już wcześniej. Odpowiednie procedury pomogą Ci zmniejszyć ryzyko występowaniaopóźnień i lepiej sobie z nimi radzić, aby uniknąć problemów z własną płynnością finansową.
Jak możesz ograniczyć ryzyko opóźnionych płatności?
Aby zmniejszyć ryzyko opóźnionych płatności, musisz weryfikować kontrahentów oraz opracować skuteczne metody zarządzania należnościami. Opóźnienia w płatnościach nie muszą wynikać ze złej woli kontrahenta. Ważne jest jednak sprawdzenie, z kim podpisujesz umowę. Nie warto też po wystawieniu faktury biernie czekać na przelew. Ustalone procedury monitorowania i przypominania o płatności pomogą Ci zredukować opóźnienia. Jak powinno to wyglądać?
Weryfikuj kontrahentów
Zacznij od oceny ryzyka podjęcia współpracy z danym kontrahentem. Sprawdź dokładnie, z kim zawierasz umowę. Ważne są takie aspekty jak np.:
- spójność danych rejestrowych,
- informacje dotyczące postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych,
- historia działalności,
- podstawowe dane finansowe,
- obecność w rejestrach dłużników i na listach ostrzeżeń.
Jeśli szukasz jednego narzędzia, które pozwala błyskawicznie przeanalizować wszystkie istotne dane, sprawdź Raport Weryfikacja Kontrahenta od BIK. Dzięki niemu łatwiej podejmiesz decyzję, czy rozpocząć współpracę oraz jakie ewentualne środkiostrożności (jak np. przedpłata) zastosować. Raport konsoliduje informacje z publicznych rejestrów i przedstawia je w przejrzystej formie – dzięki temu wystarczy chwila, by ocenić ryzyko współpracy z danym podmiotem. Pamiętaj też, że sama groźbawpisu do rejestru dłużników działa mobilizująco – dla większości kontrahentów utrata dostępu do kredytu czy leasingu to zbyt wysoka cena za zwlekanie z płatnością.
Monitoruj faktury i płatności
Uporządkowana procedura monitorowania płatności zwiększa kontrolę i minimalizuje ryzyko opóźnień. Warto mieć listę nieopłaconych należności i regularnie wysyłać kontrahentom przypomnienia o zapłacie. W przeciwnym razie łatwiej zapomnieć o fakturze z długim terminem płatności – zarówno Tobie, jak i kontrahentowi.
Do monitorowania faktur możesz wykorzystać prostą tabelę lub program księgowy, ale warto zwrócić szczególną uwagę na narzędzie Bezpieczna Faktura BIK, które zdecydowanie ułatwia zarządzanie należnościami w firmie. Pozwala ono nawygodne monitorowanie terminów spłaty i wysyłanie przypomnień o terminach płatności – system sam podpowiadania, jaki komunikat wysłać, w zależności od terminu faktury. Kontrahent nie reguluje płatności w terminie? Z Bezpieczną Fakturą BIK, po udzieleniu odpowiedniego pełnomocnictwa, możesz zlecić wysłanie listownego wezwania do zapłaty oraz wpisać dłużnika do rejestru BIG InfoMonitor. Dane wskazują, że to wysoce skuteczne metody na skłonienie kontrahenta do uregulowanianależności – bo wpis w rejestrze dłużników znacznie utrudnia lub wręcz uniemożliwia uzyskanie kredytu, zakup na raty lub podpisanie umowy leasingowej .
Nie zwlekaj z działaniem
W przypadku opóźnionej płatności czas działa na Twoją niekorzyść. Im dłużej czekasz z reakcją, tym trudniej odzyskać należne środki. Warto opracować procedury monitorowania i przypomnień jeszcze zanim podpiszesz pierwszą umowę, a w przypadkuopóźnień – reagować w ciągu kilku dni. Prosty komunikat często wystarczy, by otrzymać płatność.
Jeśli kontrahent unika kontaktu i nie reguluje zobowiązań mimo wezwań do zapłaty, nie wahaj się podejmować dalszych kroków. Zacznij od wpisu do rejestru dłużników – to zwykle wystarcza, bo utrudnia, nawet uniemożliwia kontrahentowi zaciąganienowych zobowiązań np. leasingu, kredytu inwestycyjnego co realnie skłania go do uregulowania należności. Przy braku spłaty skieruj sprawę do sądu lub przekaż ją firmie wyspecjalizowanej w ściąganiu długów. Nieuczciwi kontrahenci często liczą na to, że odpuścisz, a przy walce niejednokrotnie się poddają.
Dlaczego warto mieć system zarządzania należnościami w firmie?
Sprawny system zarządzania należnościami w firmie daje Ci większą kontrolę nad finansami, ułatwia utrzymywanie płynności finansowej i pomaga ograniczać sytuacje, w których płatność się opóźnia. Zmniejsza ryzyko współpracy z nierzetelnymikontrahentami i zwiększa szansę na odzyskanie należności. Pozwala unikać sytuacji, w których po prostu zapominasz o zaległej fakturze i daje narzędzia ułatwiające szybką reakcję w razie problemów. To jeden z najważniejszych elementów w budowaniustabilnego i bezpiecznego biznesu.
Komentarze