• Od kiedy Archiwum Państwowe w Lublinie zajmuje się digitalizacją zbiorów?
- Systematyczne skanowanie na szerszą skalę w lubelskim Archiwum odbywa się od 2010 roku. Wówczas zbudowaliśmy pracownię digitalizacji w Archiwum w Lublinie. Takie same pracownie kilka lat później utworzyliśmy w trzech oddziałach zamiejscowych: w Chełmie, Kraśniku i Radzyniu Podlaskim. Warto jednak pamiętać, że proces digitalizowania zbiorów rozpoczął się wcześniej, ok. 2007 roku. Byliśmy jednym z pierwszych archiwów państwowych w Polsce, które zakupiło profesjonalny skaner do digitalizowania książek i materiałów archiwalnych. Robił on kopie jedynie w kolorystyce czarno-białej, ale mimo tego byliśmy zachwyceni, ponieważ po raz pierwszy można było skanować materiały bezinwazyjnie. Wcześniej na użytek bieżący do wykonywania kopii korzystaliśmy z kserokopiarek. W użytku był również dokumator, z którego otrzymywaliśmy mikrofilm, jednak ze względu na potrzebę obróbki chemicznej wykonanie kopii zajmowało wiele czasu. Mikrofilmy mają bardzo dużą trwałość. Nawet te najstarsze, mające prawie 100 lat, jeśli były wykonane właściwie i przechowywane dobrych warunkach, są do dziś czytelne.
• Co nagrzewanie, o którym pan wspomniał, oznacza dla papieru?
- Materiały archiwalne powinny być przechowywane w odpowiednich warunkach klimatycznych: temperatura w granicach 14-18 st. C. stała z minimalnymi wahaniami, czy wilgotność powietrza utrzymana na poziomie 30-50 proc., ważna jest również ochrona przed wpływem światła słonecznego oraz odpowiednie oświetlenie. W przypadku kserokopiarki warunki te nie mogą być zachowane i są radykalnie zmieniane. Chociaż, trzeba pamiętać, że mówimy tu o krótkotrwałym kopiowaniu, a nie długim przechowywaniu. Mają one to do siebie, że operując ciepłym światłem wpływają na strukturę papieru i mogą powodować jego stopniową degradację.
• Ile obecnie w archiwum w Lublinie znajduje się zeskanowanych dokumentów?
- Dorobek w zakresie zdigitalizowanych archiwaliów to kilka milionów skanów, z czego 3,5 mln jest udostępnione na dostępnym dla każdego portalu szukajwarchiwach.pl. Warto zaznaczyć, że te 3,5 miliona skanów to więcej niż 3,5 miliona stron, ponieważ w przypadku ksiąg czy jednorodnych poszytów na skanie pokazują się dwie strony, więc zeskanowanych stron może być nawet 5 mln. Duża część tych cyfrowych zasobów to właśnie księgi, miedzy innymi stanu cywilnego czy sądów szlacheckich. W styczniu zamieściliśmy tam ponad 550 tys. kolejnych skanów. W całym 2016 roku pojawiło się ich 600 tys., a zatem już teraz wiemy, że w tym roku będzie ich znacznie więcej.
• Czyli dużo?
- Te liczby stawiają nas w czołówce archiwów państwowych, które digitalizują swoje zbiory. A trzeba jeszcze pamiętać, że na udostępnienie w serwisie szukajwarchiwach.pl czekają kolejne zeskanowane materiały. W archiwum lubelskim każdego roku w ramach digitalizacji planowej tylko własnymi siłami wykonujemy ok. 300 tys. skanów, a jeśli są dodatkowe środki ta liczba jest oczywiście wyższa. W latach 2011-2015 lubelskie archiwum nieprzerwanie uczestniczyło w programie KULTURA+, każdego roku korzysta także ze środków Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Obecnie przygotowujemy się też do programu Archiwa Cyfrowe. Zadeklarowaliśmy, że w ramach niego w ciągu trzech lat wykonamy 1,5 mln skanów. Nie liczymy tu digitalizacji bieżącej, wykonywanej na potrzeby naszych klientów.
• Jaką część wszystkich zbiorów stanowią skany zamieszczone w internecie?
- To zaledwie fragment. W archiwum znajduje się ok. 13 tys. metrów bieżących akt, gdyby je ułożyć kartka po kartce, to w linii prostej byśmy od Lublina zaszli za Świdnik. Zeskanowanych mamy kilkaset metrów bieżących akt, więc jeszcze długa droga przed nami, zwłaszcza, że nieustannie co roku przybywa ok. 200 metrów kolejnych materiałów.
• Jakie dokumenty zwykle zyskują kopię elektroniczną?
- W dużej mierze są to materiały z ksiąg stanu cywilnego. W wyborze materiału kierowaliśmy się zasadą konieczności, która wynikała z dużego zainteresowania. Akta stanu cywilnego to pierwszorzędne źródło dla badań genealogicznych. Dokumentami takimi są zainteresowane zarówno środowiska polskich i zagranicznych genealogów, jak i zwykli ludzie, którzy chcą poznać dzieje własnej rodziny. Zainteresowanie archiwaliami nie ma charakteru jednostkowego, tylko powszechny. Udostępnienie materiałów w internecie spowodowało, że duża grupa ludzi bez względu na czas, miejsce i ilość użytkowników mogła jednocześnie z materiałów korzystać, oszczędzając często dzięki temu pieniądze i czas na podróżach.
• Jak wygląda proces cyfryzacji archiwów?
- Oczywiście nie możemy tego postrzegać jako prostej czynności, polegającej na położeniu archiwaliów na skanerze i przejechaniu po nich czytnikiem. To złożony proces, w skład którego wchodzi wiele czynności. Począwszy od wyboru materiałów archiwalnych, poprzez ocenę stanu zachowania i konserwatorskie przygotowanie materiałów, na procesie skanowania skończywszy. Później dochodzi do tego jeszcze wprowadzenie metadanych czyli ich opisanie bez którego skany byłyby właściwie bezużyteczne. Na samym końcu materiał jest sprawdzany, zawsze mogą zdarzyć się błędy techniczne; kopia może być nieczytelna lub skrzywiona. Wszystko to angażuje wiele osób dysponujących odpowiednimi umiejętnościami.
• W jaki sposób dokumenty trafiają do archiwum?
- Zgodnie z obowiązującym prawem archiwalnym archiwa państwowe są zobowiązane do gromadzenia materiałów archiwalnych. Przejmują je od podmiotów, które zostały przez archiwa uznane za tzw. twórców materiałów archiwalnych. W skrócie można powiedzieć, że należą do nich państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, między innymi urzędy miast i gmin, urzędy administracji państwowej, sądy i prokuratury, wybrane szkoły itp. Typowe materiały archiwalne są przekazywane do archiwów państwowych po 25 latach od wytworzenia, ale są też inne okresy, jak na przykład dla akt stanu cywilnego. Musi minąć 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, natomiast księgi małżeństw i zgonów są przekazywane po 80 latach. Dodam, że materiały archiwalne mogą być przekazywane do archiwów państwowych również przez inne instytucje i osoby prywatne w formie darów lub depozytów.
• Co decyduje o tym, które materiały się digitalizuje w pierwszej kolejności?
- Jak już wspominałem, frekwencyjność udostępniania danego materiału w oryginale do pewnego stopnia decydowała o tym, co jest priorytetem. Popularność niektórych rodzajów archiwaliów sprawiała, że były one w ciągłym obrocie, a należy pamiętać, że to są materiały unikatowe, przechowywane zwykle w jednym egzemplarzu, zupełnie inaczej niż książka w bibliotece, która powstała w setkach czy tysiącach egzemplarzy. Bardzo ważne jest również kryterium historyczne. Chcemy zabezpieczyć przede wszystkim te materiały, które mają kilkaset lat i są bardzo ważne z punktu widzenia historii. W polityce digitalizacji musimy brać pod uwagę zagrożenia i wszelkiego rodzaju ryzyka. Do nich należą warunki przechowywania, o których mówiliśmy wcześniej i problem mechanicznych uszkodzeń w wyniku użytkowania. Trzeba też pamiętać o zniszczeniach w wypadku klęsk żywiołowych i konfliktów zbrojnych. Wyobraźmy sobie to, co spotkało warszawskie archiwalia w czasie II wojny światowej. Wskutek rujnowania przez Niemców miasta zostały one w 95 proc. zniszczone.
• Czy w Lublinie również mamy takie przypadki?
- W czasie II wojny światowej archiwalia przechowywane w Archiwum Państwowym w Lublinie w zasadzie nie ucierpiały, ale archiwalia lubelskie już tak. Tak było w przypadku zespołu archiwaliów Trybunał Koronny Lubelski. Założona przez króla Stefana Batorego instytucja była sądem najwyższym dla szlachty. Dokumentacja, która narosła przez lata funkcjonowania Trybunału Koronnego była niezmiernie cenna. To dokumenty dotyczące wielu spraw, chociażby kwestii własności, które miały znaczenie zarówno w badaniach genealogicznych, jak społecznych. Po akta trybunalskie sięgali także badacze sądownictwa i kultury staropolskiej. W XIX wieku władze Królestwa Polskiego zadecydowały, że akta Trybunału zostaną przekazane do Archiwum Głównego Akt Dawnych w Warszawie. Ostatecznie dokonało się to w latach 40. XIX w. Dokumenty były tam przechowywane do II wojny światowej i zostały zniszczone w czasie powstania warszawskiego. W Lublinie zachował się jedynie fragment tego zespołu w postaci 30 metrów akt. To jedyna większa pozostałość po dokumentach trybunału i jeden z cenniejszych zespołów okresu staropolskiego. Właśnie z uwagi na wartość historyczną oraz konieczność zabezpieczenia dokumentów postanowiliśmy je zdigitalizować bardzo wcześnie. Te dokumenty częściowo były w bardzo złym stanie, karty akt były zbutwiałe i pokruszone, z niektórych ich fragmentów został właściwie pył. Trzeba było więc poddać je konserwacji, uzupełniony został papier i zabezpieczony atrament. Trzeba pamiętać, że po rozbiorach Polski akta, które nie miały już praktycznego znaczenia nie były właściwie zabezpieczone i przechowywane, często pomieszczenia były wilgotne i nieogrzewane. To powodowało, że w tym czasie materiały często ulegały zniszczeniu. Niektóre z nich przez złe warunki i różne koleje losu straciliśmy zapewne bezpowrotnie.
• Od kiedy Archiwum Państwowe w Lublinie zajmuje się digitalizacją zbiorów?
- Systematyczne skanowanie na szerszą skalę w lubelskim Archiwum odbywa się od 2010 roku. Wówczas zbudowaliśmy pracownię digitalizacji w Archiwum w Lublinie. Takie same pracownie kilka lat później utworzyliśmy w trzech oddziałach zamiejscowych: w Chełmie, Kraśniku i Radzyniu Podlaskim. Warto jednak pamiętać, że proces digitalizowania zbiorów rozpoczął się wcześniej, ok. 2007 roku. Byliśmy jednym z pierwszych archiwów państwowych w Polsce, które zakupiło profesjonalny skaner do digitalizowania książek i materiałów archiwalnych. Robił on kopie jedynie w kolorystyce czarno-białej, ale mimo tego byliśmy zachwyceni, ponieważ po raz pierwszy można było skanować materiały bezinwazyjnie. Wcześniej na użytek bieżący do wykonywania kopii korzystaliśmy z kserokopiarek. W użytku był również dokumator, z którego otrzymywaliśmy mikrofilm, jednak ze względu na potrzebę obróbki chemicznej wykonanie kopii zajmowało wiele czasu. Mikrofilmy mają bardzo dużą trwałość. Nawet te najstarsze, mające prawie 100 lat, jeśli były wykonane właściwie i przechowywane dobrych warunkach, są do dziś czytelne.
• Od kiedy Archiwum Państwowe w Lublinie zajmuje się digitalizacją zbiorów?
- Systematyczne skanowanie na szerszą skalę w lubelskim Archiwum odbywa się od 2010 roku. Wówczas zbudowaliśmy pracownię digitalizacji w Archiwum w Lublinie. Takie same pracownie kilka lat później utworzyliśmy w trzech oddziałach zamiejscowych: w Chełmie, Kraśniku i Radzyniu Podlaskim. Warto jednak pamiętać, że proces digitalizowania zbiorów rozpoczął się wcześniej, ok. 2007 roku. Byliśmy jednym z pierwszych archiwów państwowych w Polsce, które zakupiło profesjonalny skaner do digitalizowania książek i materiałów archiwalnych. Robił on kopie jedynie w kolorystyce czarno-białej, ale mimo tego byliśmy zachwyceni, ponieważ po raz pierwszy można było skanować materiały bezinwazyjnie. Wcześniej na użytek bieżący do wykonywania kopii korzystaliśmy z kserokopiarek. W użytku był również dokumator, z którego otrzymywaliśmy mikrofilm, jednak ze względu na potrzebę obróbki chemicznej wykonanie kopii zajmowało wiele czasu. Mikrofilmy mają bardzo dużą trwałość. Nawet te najstarsze, mające prawie 100 lat, jeśli były wykonane właściwie i przechowywane dobrych warunkach, są do dziś czytelne.
Komentarze