1. Braki i błędy w dokumentacji pracowniczej
Jednym z podstawowych obowiązków każdego właściciela firmy transportowej jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Chociaż przepisy w tym zakresie są dość szczegółowe, to błędy nie należą do rzadkości. Uważać trzeba choćby na:
- braki w dokumentacji – przykładowo w aktach osobowych kierowcy brakować może kserokopii jego prawa jazdy czy zaświadczenia lekarskiego;
- brak wyraźnego podziału akt osobowych na części od A do E – zdarza się, że akta osobowe pracownika to po prostu stos dokumentów, które nie są uporządkowane;
- prowadzenie akt osobowych pracownika bez uwzględniania zmian w prawie – przykładem może być brak części E, która została wprowadzona w 2023 r.
Jak uchronić się przed takimi zaniedbaniami? Ryzyko błędów można ograniczyć, korzystając z pomocy specjalistów – podmiotów świadczących usługi księgowe i kadrowe dla firm z branży transportowej. Należy do nich firma Evotax, której oferta jest dostępna na stronie internetowej evotax.pl.
2. Błędnie naliczone wynagrodzenie
Dużym wyzwaniem dla firm transportowych jest naliczanie wynagrodzeń. Dotyczy to zwłaszcza kierowców, którzy często pracują w godzinach nocnych lub w nadgodzinach. Oto, przykładowe pułapki, których muszą być świadome osoby rozliczające kierowców:
- brak uwzględnienia pracy w porze nocnej – tymczasem za pracę w godzinach nocnych kierowcy należy się dodatek do wynagrodzenia;
- brak dostępu do informacji z tachografu i karty kierowcy – w konsekwencji uwzględniane są tylko stałe składniki wynagrodzenia;
- pomyłki w deklaracjach – jak można przeczytać na stronie evotax.pl/pl/uslugi/uslugi-kadrowo-placowe/, pracodawca może składać deklaracje nie tylko do ZUS.
W jaki sposób można ustrzec się przed nieprawidłowym naliczeniem wynagrodzeń i utratą zaufania wśród pracowników? Ponownie z pomocą przychodzą firmy rozliczające kierowców. Evotax – obok zatrudniania ekspertów – korzysta też z dedykowanego oprogramowania, które pozwala uniknąć pomyłek podczas obliczeń.
3. Nieprawidłowości w zakresie podatku VAT
W dobie dużej konkurencji wiele firm transportowych szuka kontrahentów również za granicą. Gdy pojazdy wyjeżdżają poza granice kraju, pojawia się kwestia podatku VAT. Na co trzeba uważać? Przykładowe błędy to:
- nieprawidłowe określenie miejsca świadczenia usług – konsekwencją może być zakwestionowanie zastosowanej stawki VAT w wysokości 0%;
- niezłożenie wniosku o zwrot VAT od paliwa zakupionego za granicą – więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj: evotax.pl/pl/uslugi/ksiegowosc-dla-transportu/;
- braki w dokumentacji – brak listu przewozowego czy faktury również może być powodem zakwestionowania zastosowania zerowej stawki VAT.
Prowadzenie księgowości w sposób prawidłowy ma bezpośrednie przełożenie na płynność finansową przewoźnika. Aby zminimalizować liczbę błędów, warto rozważyć outsourcing. Przykładowo firma Evotax specjalizuje się w świadczeniu usług dla branży transportowej – prowadzi księgowość przewoźników działających na rynku krajowym i rynkach zagranicznych.
Komentarze