Odpowiednio wyeksponowane tablice ogłoszeniowe i administracyjne zawierają ważne informacje
Przykładów na czynności, które najlepiej wykonywać w obecności lokatorów, można przywołać całe mnóstwo. Spisanie liczników do obliczenia należności za dany miesiąc, sprawdzenie stanu instalacji gazowej czy kontrola wentylacji w pomieszczeniach przed sezonem – to tylko niektóre z nich. Ważne, aby wszyscy mieszkańcy mieli pełną świadomość, kiedy mogą spodziewać się wizyty pracownika. Należy robić to z odpowiednim wyprzedzeniem, aby w miarę możliwości lokatorzy dostosowali swój kalendarz i danego dnia w mieszkaniu przebywała przynajmniej jedna osoba. Teoretycznie nic prostszego, wystarczy wywiesić kartkę na drzwiach wejściowych. W praktyce taki komunikat może zostać łatwo zerwany, przypadkowo lub umyślnie. Wtedy trzeba powtarzać „obchód” albo wymóc na mieszkańcach przeprowadzenie kontroli na własny koszt, co na pewno nie spotka się z pozytywną reakcją. Jak zauważają przedstawiciele firmy OmegaSystem, wiele potencjalnych problemów znika po zastąpieniu tablicy korkowej zamykaną na klucz, przeszkloną gablotą.
Nie wszystkie skrzynki na listy zapewniają odpowiednie zabezpieczenie dla prywatnej korespondencji
Jeżeli dostęp do klucza będą miały tylko właściwie dobrane osoby, nie możliwości by istotna informacja „zniknęła” z części wspólnych, zanim ktokolwiek zdąży się z nią zapoznać. Warto również zastanowić się nad optymalną lokalizacją takiej zamkniętej tablicy ogłoszeniowej. Zazwyczaj umieszcza się je w takim punkcie, gdzie siłą rzeczy każdy mieszkaniec przechodzi lub zagląda – na przykład w sąsiedztwie skrzynek pocztowych. A skoro już o nich mowa, należy zwrócić uwagę na jedną rzecz. Nie można pozwolić, aby przez klapę wrzutową dla listonoszy dało się cokolwiek wyciągnąć samymi palcami. Niestety niektóre modele dostępne na rynku dają taką możliwość – nie trzeba tłumaczyć, z jakimi zagrożeniami się to wiąże. Zwykle montuje się je w pobliżu wejścia, na najniższej kondygnacji, są więc łatwo dostępne.
