niedziela, 19 listopada 2017 r.

Artykuły sponsorowane

Przystępna baza wiedzy prawnej dla przedsiębiorców

Dodano: 16 listopada 2015, 01:00

Przedsiębiorcy w Polsce chętnie korzystają z usługi elektronicznej księgowości, która pozwala zaoszczędzić pieniądze, a jednocześnie mieć dostęp do faktur przez 24 godziny na dobę. Podobne rozwiązanie dostępne jest także dla tych firm, w których potrzebna jest pomoc prawna. Pewien automatyzm w zakresie stałej obsługi prawnej ułatwia codzienną pracę.

Małe firmy rzadko korzystają z profesjonalnej pomocy prawnej – jak wynika z badania „Obsługa prawna firm 2014” (przeprowadzonego przez firmę PBS na zlecenie Dziennika Gazety Prawnej i Wolters Kluwer Polska) zaledwie 4 proc. małych firm (zatrudniających nie więcej niż 49 pracowników) ma dział prawny. Co więcej, aż 60 proc. firm (niezależnie od wielkości) nie współpracuje nawet z żadną zewnętrzną kancelarią prawną. Zapytani o powody takiego stanu rzeczy, przedsiębiorcy tłumaczą, że w ich firmie nie ma zbyt wielu spraw, które wymagałyby pomocy prawnej. Aż 22 proc. badanych przez PBS stwierdziło, że nie zatrudnia prawnika z przyczyn finansowych.[1] Tymczasem to właśnie brak codziennej obsługi prawnej może prowadzić do negatywnych i kosztownych w skutkach konsekwencji dla biznesu.

Dla przedsiębiorców, którzy albo nie zatrudniają prawnika na etacie, albo zatrudniając prawnika chcą udoskonalić proces obsługi całej organizacji, dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z e-usługi Dział Prawny. Serwis Dział Prawny działa w pewnym sensie podobnie jak usługi elektronicznej księgowości. Jest dostępny przez 24 godziny na dobę, umożliwia uporządkowanie wszystkich dokumentów firmy i ograniczenie ich do tych najbardziej potrzebnych, wprowadzenie elektronicznego obiegu, zarządzanie dokumentami oraz wprowadzenie bezpiecznej archiwizacji. Bardzo cennym rozwiązaniem jest przystępna Baza Wiedzy, zawierająca szablony umów, formularzy, opinii prawnych i innych dokumentów.

Obsługa prawna szyta na miarę firmy

Po założeniu konta w Dziale Prawnym klient ma możliwość skonfigurowania konta tak, by maksymalnie ułatwić sobie pracę z dokumentami i dostosować je do specyfiki działalności swojej firmy. Na kolejnych ekranach Panelu Administratora wprowadza się m.in. dane swojej firmy oraz logo (przez co szablony, z których będzie się korzystać, będą każdorazowo automatycznie uzupełnione, zyskując profesjonalną formę), uzupełnia ankietę biznesową (która sprawia, że serwis automatycznie dopasowuje najpotrzebniejsze rozwiązania dla danego biznesu), konstruuje strukturę organizacyjną (po której odbywać się będzie obieg dokumentów w firmie). Na koniec administrator może dodać do serwisu własne szablony, z których firma korzysta, dzięki czemu wszystkie dokumenty firmy zostaną uporządkowane. Po odpowiednim skonfigurowaniu narzędzia, codzienna praca pracowników firmy, staje się prosta i intuicyjna, niezależnie od tego, czy z Działu Prawnego korzysta mała firma czy duża korporacja.

Proste dokumenty do codziennego użytku

Dostępna w ramach Działu Prawnego Baza Wiedzy to moduł, w którym znajdują się szablony ponad 300 dokumentów, gotowych do wykorzystania przez przedsiębiorcę na co dzień, podczas prowadzenia biznesu. Wystarczy otworzyć kilka przykładowych plików, by zorientować się, że są to dokumenty napisane prostym językiem, zrozumiałym nie tylko dla prawników, ale także dla osób, które nie mają wykształcenia prawniczego. Teksty umów zostały maksymalnie uproszczone, pozbawione archaizmów i zawiłych, prawniczych sformułowań, ale jednocześnie ich forma jest zgodna z literą prawa. Serwis czuwa nad aktualnością tekstów stosownie do zmian zachodzących w prawie, a także dodaje kolejne szablony. Przy ich opracowaniu prawnicy współpracowali z polonistami, dlatego sformułowania, zawarte w umowach nie budzą wątpliwości nawet laikiów, którzy konkretny typ umowy podpisują po raz pierwszy. To sprawia, że korzystanie z szablonów z Bazy Wiedzy, a co za tym idzie – także podpisywanie umów z kontrahentami i pracownikami – nie sprawia przedsiębiorcy najmniejszych problemów.

Jakie szablony przedsiębiorcy znajdą w Bazie Wiedzy? Niezależnie od tego, czy z bazy szablonów będzie chciał skorzystać właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej czy pracownik większej organizacji, znajdzie tu właściwie wszystkie wzory dokumentów, które potrzebne mu będą w codziennej pracy w firmie. Wzory dokumentów podzielono na grupy, zgodnie z ich przeznaczeniem. Są tu między innymi dokumenty przydatne w dziale IT (umowa leasingu sprzętu komputerowego, umowa serwisowa, umowa o świadczenie usług itp.), dokumenty przydatne w dziale logistyki (np. umowa najmu powierzchni magazynowej, umowa przewozu), dziale personalnym (umowy o pracę na czas określony i nieokreślony, o pracę sezonową, umowa o zakazie konkurencji), produkcji (np. umowa dostawy), reklamacji (np. umowa serwisowa), zakupów (umowa przechowania, przelewu wierzytelności, usług transportowych) itp. Znajdą tu niezbędne wzory umów także ci przedsiębiorcy, którzy chcą zatrudniać pracowników lub zabezpieczyć swoje wierzytelności. Serwis nie narzuca rozwiązań firmom, które chcą korzystać z własnych wzorów. W ramach usługi dostępne jest narzędzie, które pozwana na zintegrowanie własnych dokumentów i stworzenie z nich kolejnych szablonów, dostępnych dla pracowników firmy w Bazie Wiedzy. Ciekawostką są również szablony, które mogą się przydać pracownikom firmy także poza pracą. Skatalogowane zostały przez autorów serwisu w zakładce „Prawa konsumenta”.

Wszystkie dokumenty zostały tak przygotowane, że wystarczy uzupełnić zaznaczone pola (np. daty, dane kontrahenta, szczegółowe warunki) i już można przygotować dokument do podpisu. Dziwić może niewielka objętość poszczególnych tekstów, ale autorzy serwisu postawili na minimalizm. W dokumentach znaleźć można wyłącznie niezbędne, wymagane prawem dla danego dokumentu elementy. W usłudze dostępny jest edytor, który pozwala na uzupełnianie umów stosownie do wymagań użytkownika.

Komu przyda się Baza Wiedzy?

Napisane przystępnym językiem wzory dokumentów mogą być wykorzystywane zarówno przez małe firmy, jak i przez duże przedsiębiorstwa. Ułatwią one pracę przede wszystkim:

  • Właścicielom firm, którzy nie korzystają z pomocy prawników,
  • Pracownikom odpowiedzialnym za przygotowanie umów w przedsiębiorstwie,
  • Prawnikom, zatrudnionym w przedsiębiorstwach, którzy chcą mieć łatwy dostęp do szablonów umów i przygotowanych przez siebie dokumentów.

Nie bez znaczenia jest także fakt, że wystarczy mieć konto w Dziale Prawnym, by móc tworzyć i pobierać niezbędne dokumenty w każdej chwili i z każdego miejsca, w którym jest dostęp do internetu. To ułatwienie w pracy z dokumentami szczególnie dla tych przedsiębiorstw, w których pracownicy (np. przedstawiciele handlowi) przemieszczają się z miejsca na miejsce. Co więcej, dostęp do narzędzia może mieć jednocześnie kilku użytkowników, co ułatwia obieg informacji w firmie i prowadzenie projektów. Akceptacja dokumentu przez osoby decyzyjne w firmie odbywać się może również poprzez powiązaną z serwisem aplikację na urządzenia mobilne. Dział Prawny dostępny jest przez 24 godziny na dobę, także wtedy, gdy stacjonarne kancelarie prawne są nieczynne. Autorzy serwisu są zdania, że wiele, powtarzalnych w biznesie procesów, da się przyspieszyć i zautomatyzować. Znajduje to zastosowanie również w codziennej obsłudze prawnej. Dla przykładu jeśli umowa jest standardowa i była wielokrotnie zatwierdzana, to nie ma potrzeby jej codziennie analizować i akceptować. Ten proces może zostać zastąpiony poprzez elektroniczny obieg dokumentów w firmie i połączoną z nim Bazę Wiedzy.

Podobnie jak e-usługi związane z prowadzeniem księgowości, także elektroniczna baza wiedzy prawnej dla przedsiębiorców w konkurencji z konsultacjami w kancelarii prawnej wygrywa ceną. Abonamentowy dostęp do usługi da się dopasować do firmy każdej wielkości.

Artykuł przygotowany we współpracy z serwisem Dział Prawny

 

[1] Źródło: http://prawo.gazetaprawna.pl/artykuly/842075,firmy-coraz-mniej-pieniedzy-przeznaczaja-na-prawnikow.html

 

Czytaj więcej o:

Pozostałe informacje

Alarm 24
Widzisz wypadek? Jesteś świadkiem niecodziennego zdarzenia?
Alarm24 telefon 691 770 010

Wyślij wiadomość, zdjęcie lub zadzwoń.

Kliknij i dodaj swojego newsa!