Czym jest KSeF i na czym polega zmiana?
KSeF to centralna, rządowa platforma służąca do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Kluczowym pojęciem jest tutaj format XML – zamiast tradycyjnego papieru czy popularnego dotychczas pliku PDF, przedsiębiorcy operują danymi, które są natychmiast odczytywane przez systemy informatyczne bez ryzyka błędów.
Wprowadzenie systemu przynosi kilka fundamentalnych zmian:
- Centralizacja: Każda faktura w obrocie B2B musi przejść przez serwery Ministerstwa Finansów.
- Moment wystawienia: Faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w momencie nadania jej unikalnego numeru identyfikacyjnego przez system.
- Standard danych: Wszystkie firmy w Polsce posługują się tą samą strukturą logiczną dokumentu (schemą), co ułatwia automatyzację rozliczeń.
Dla wielu przedsiębiorców kluczowym zagadnieniem w ostatnich miesiącach była analiza harmonogramu prac nad systemem i sprawdzenie, ksef od kiedy stanie się dla nich bezwzględnym obowiązkiem. Zrozumienie tych ram czasowych pozwoliło firmom na uniknięcie kar i spokojne przetestowanie nowych narzędzi.
Jak przebiega proces wdrożenia w firmie?
Prawidłowe wdrożenie KSeF to proces wieloetapowy, który wykracza poza samą instalację aktualizacji w programie księgowym. Wymaga on przede wszystkim audytu dotychczasowego obiegu dokumentów. Należy określić, kto w organizacji ma uprawnienia do wystawiania faktur, jak będą one autoryzowane oraz w jaki sposób firma będzie odbierać dokumenty kosztowe od swoich dostawców.
Kluczowe kroki wdrożeniowe to:
- Wybór metody uwierzytelnienia: Decyzja o korzystaniu z podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub pieczęci elektronicznej.
- Dostosowanie systemów ERP i księgowych: Połączenie własnego oprogramowania z bramką ministerialną.
- Szkolenie zespołu: Upewnienie się, że pracownicy rozumieją różnicę między e-fakturą a tradycyjnym PDF-em oraz znają procedury awaryjne.
Dzięki KSeF obieg dokumentów staje się szybszy i bezpieczniejszy, a ryzyko zagubienia faktury praktycznie znika.
FAQ – Podstawowe pytania o wdrożenie KSeF
Czy KSeF jest obowiązkowy dla każdego? Docelowo system obejmie wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych), choć terminy wdrożenia były różnicowane w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i statusu podatkowego.
Jakie są kary za brak korzystania z systemu? Ustawodawca przewidział sankcje finansowe za wystawianie faktur poza systemem KSeF wbrew obowiązkowi, a także za wystawianie faktur niezgodnych ze schemą. Kary te mają być jednak nakładane w sposób proporcjonalny.
Czy w systemie KSeF widać faktury proforma? Nie. Faktury proforma nie są dokumentami księgowymi w rozumieniu ustawy o VAT i nie są przesyłane do KSeF. Dokumentowanie transakcji w systemie dotyczy wyłącznie faktur ostatecznych i korygujących.
Komentarze