Elektroniczny obieg faktur i jego wpływ na optymalizację procesów w przedsiębiorstwie
Nad sytuacją pomoże nam zapanować elektroniczny obieg faktur. Papierowe faktury zastępujemy ich cyfrowymi odpowiednikami, dzięki czemu ryzyko ich zgubienia, pominięcia lub zniszczenia spada praktycznie do zera. Po ustawieniu w systemie daty płatności program przypomni nam o konieczności jej uiszczenia. W ten sposób karne odsetki już nigdy nie będą na groziły. O papierowej fakturze możemy zapomnieć w chwili jej zeskanowania. Cyfrowa faktura natychmiastowo trafia do odpowiedniej osoby lub do działu księgowości.
Czytnik OCR
Niezwykle przydatną funkcjonalnością jest będący elementem oprogramowania czytnik OCR. Dzięki niemu osoba odpowiedzialna za zeskanowanie i wprowadzenie faktur do systemu nie będzie musiała ręcznie wprowadzać znajdujących się na nich informacji. Oszczędzi jej to mnóstwo pracy, a sam proces znacząco skróci.
Archiwizacja faktur w cyfrowej wersji
Ponieważ większość z nas przezornie woli przechowywać faktury przez przynajmniej kilka lat, może się okazać, że niezbędna do ich archiwizacji powierzchnia zaczyna zajmować sporą część naszego biura. Dzięki wdrożeniu systemu do elektronicznego zarządzania fakturami, ich archiwizacja bardzo się upraszcza. Równie bezproblemowe jest ich późniejsze odszukanie, zabiera nam to raptem kilka sekund.
Bezpieczeństwo informacji
Ponieważ większość faktur zawiera wrażliwe dane, twórcy oprogramowania uwzględnili w trakcie jego projektowania możliwość ograniczenia dostępu do informacji znajdujących się na fakturze. Możemy nadać je kilku wybranym osobom, a w przypadku edycji pliku historia zmian również zostanie zapisana i będziemy mogli sprawdzić kto oraz w jaki sposób go edytował.
Najpopularniejszym autorem tego typu rozwiązań jest firma Primesoft Polska z Poznania. Ich program V-Desk już wielu przedsiębiorstwom pomógł odmienić system zarządzania dokumentami. Oprogramowanie to słynie również ze swojej elastyczności – może zostać ściśle dopasowane do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.
O dziwo tego typu software nie wymaga od nas kupowania nowego, drogiego sprzętu. W większości przypadków w zupełności wystarczą posiadane już przez przedsiębiorstwo komputery i skanery. Czyni to elektroniczne zarządzanie dokumentami wyjątkowo atrakcyjnym rozwiązaniem.
Dowiedz się więcej o oprogramowaniu na :
Komentarze