Digitalizacja dokumentów nowym standardem w świecie biznesu i nie tylko
Cyfrowa rewolucja nadeszła i nie tylko dotyczy coraz to bardziej zaawansowanych narzędzi analitycznych. Zauważyć można ją również w kontekście tworzenia i przechowywania dokumentacji. W Polsce coraz więcej organizacji, od biur rachunkowych po szpitale, wdraża elektroniczny obieg dokumentów. Z pewnością nie jest to trend, który przeminie, ale wymóg czasu. Dlaczego konwersja fizycznych akt na cyfrowe jest tak ważna w świecie biznesu?
Digitalizacja, czyli konwersja papierowych dokumentów w cyfrowe pliki
Digitalizacja to proces przekształcania papierowych dokumentów w cyfrowe pliki, co oznacza skanowanie dokumentów i ich zapis w specjalnych formatach umożliwiających łatwe przeszukiwanie i edycję. To ważna zaleta, ale niejedyna! Nowoczesne systemy wykorzystywane przy digitalizacji pozwalają nawet na automatyczną konwersję tekstu dzięki technologii OCR, co jeszcze bardziej usprawnia zarządzanie dokumentacją. Rozwiązań technicznych i funkcjonalnych dopasowanych do różnych branż jest naprawdę sporo. Digitalizacja nie ogranicza się jednak tylko do firm.
Cyfrowa archiwizacja dokumentów dla instytucji
Warto wiedzieć, że to także cyfrowa archiwizacja teczek pacjentów czy dokumentacji technicznej w instytucjach publicznych, co pozwala na szybki dostęp do różnych materiałów i pełną kontrolę nad nimi. Potwierdzeniem tych słów jest rozbudowana oferta firmy EkoAkta, z którą zapoznasz się klikając w link: https://www.ekoakta.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/.
Jak digitalizacja dokumentów wpłynie na oszczędność miejsca w Twojej firmie?
Odpowiedź jest prosta: zyskasz więcej miejsca w biurze, zwolnisz swoje magazyny i zadbasz o porządek, którego nie sposób uzyskać inną metodą. Przechowywanie fizycznych dokumentów niestety wymaga przestrzeni, ale Ty możesz wykorzystać ją na inne cele. Digitalizacja pozwala na przeniesienie tysięcy papierów do bezpiecznego systemu elektronicznego, eliminując potrzebę utrzymywania przestronnych archiwów. W efekcie biurowa przestrzeń zostaje odciążona, a więc pozwala to na wydajniejsze zagospodarowanie powierzchni.
Pamiętaj, że cyfrowe pliki możesz przechowywać w chmurze lub na serwerach, które łatwo jest archiwizować i zabezpieczać przed utratą danych. Oszczędność miejsca w takim przypadku przekłada się na wyraźną optymalizację kosztów.
Czy digitalizacja dokumentów zapewni oszczędność czasu Tobie i Twoim pracownikom?
Odpowiedź i w tym przypadku jest jednoznaczna: zdecydowanie tak. Digitalizacja dokumentów zawsze przyspiesza dostęp do informacji. Zamiast przeszukiwać sterty papierów, wystarczy wpisać słowo kluczowe w programie komputerowym, by znaleźć potrzebny materiał w kilka sekund. Automatyzacja tego procesu sprawia, że pracownicy mogą skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, zamiast tracić czas na ręczne odnajdywanie plików. Cyfrowe dokumenty można też szybko udostępniać między działami czy partnerami biznesowymi, oczywiście niezależnie od lokalizacji. W ten sposób poprawisz przepływ informacji w swojej organizacji i efektywność pracy całego biura.
Wahasz się? Digitalizacja dokumentów z firmą EkoAkta to same korzyści!
Jeśli szukasz doświadczonych archiwistów, którzy przeprowadzą Cię krok po kroku przez digitalizację dokumentów, EkoAkta to dobry wybór. Firma oferuje kompleksowe rozwiązania od skanowania i rozpoznawania tekstu, po wprowadzanie danych do systemów informatycznych i tworzenie elektronicznych archiwów. Usługi obejmują nie tylko konwersję dokumentów do formatu cyfrowego, ale też ich odpowiednie zorganizowanie i zabezpieczenie.
Ponadto oferta firmy EkoAkta wyróżnia się digitalizacją dokumentów technicznych, wielkoformatowych oraz teczek pacjentów. Każda z usług wykonywana jest zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i poufności. Tym samym digitalizacja jest trafną inwestycją, która od razu przełoży się na oszczędność czasu, miejsca i na niższe koszty operacyjne w Twojej organizacji.
Komentarze