Czas pożegnać papierowe archiwa
Przez dekady polskie prawo nakazywało przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej przez 50 lat. To generowało gigantyczne koszty – firmy musiały wynajmować magazyny, kupować tysiące ryz papieru i dbać o to, by dokumenty nie zżółkły ani nie uległy zniszczeniu.
Zmiana przepisów (skrócenie okresu przechowywania do 10 lat i dopuszczenie formy elektronicznej) stała się impulsem do zmian. Przedsiębiorcy z Lublina i okolic coraz chętniej rezygnują z tradycyjnych szaf na rzecz chmury. Powód jest prozaiczny: oszczędność miejsca i czasu. Wyszukanie starej umowy w cyfrowym systemie zajmuje kilka sekund, podczas gdy w tradycyjnym archiwum mogło trwać godzinami.
Bezpieczeństwo danych w erze RODO
Wielu pracodawców obawiało się cyfryzacji, pytając o bezpieczeństwo danych wrażliwych. Czy e-teczka jest bezpieczniejsza niż ta papierowa? Eksperci nie mają wątpliwości: tak. Papier łatwo zgubić, zniszczyć lub wynieść z biura. Dostęp do szafy pancernej w praktyce często bywa iluzoryczny.
Nowoczesne platformy do obsługi kadr, takie jak epdokumenty.pl, wykorzystują zabezpieczenia znane z bankowości elektronicznej. Szyfrowane połączenia, regularne kopie zapasowe (backup) oraz ścisła kontrola uprawnień sprawiają, że dane pracowników są chronione znacznie lepiej niż w biurowej szafce. System rejestruje każde otwarcie dokumentu, co daje pełną transparentność, której brakuje przy obiegu papierowym.
Wygoda dla pracownika
Cyfryzacja to nie tylko ułatwienie dla księgowości, ale przede wszystkim dla szeregowego pracownika. W dobie, gdy wiele osób pracuje hybrydowo lub zdalnie, konieczność przyjazdu do biura tylko po to, by podpisać wniosek urlopowy, jest uciążliwa.
Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów, pracownik może złożyć wniosek o urlop, sprawdzić pasek płacowy czy podpisać aneks do umowy z poziomu własnego smartfona lub komputera w domu. To standard, którego coraz częściej oczekują kandydaci do pracy, zwłaszcza z młodszego pokolenia.
Ekologia i oszczędności
Nie bez znaczenia jest aspekt ekologiczny. Biuro "paperless" (bez papieru) to realne ograniczenie zużycia surowców. Mniej papieru to mniej wyciętych drzew, a także mniejsze zużycie energii i wody potrzebnej do jego produkcji. Dla firm, które chcą budować wizerunek odpowiedzialnych społecznie, przejście na e-dokumenty jest naturalnym krokiem.
Podsumowanie
Transformacja cyfrowa w firmach to proces nieunikniony. Przedsiębiorcy, którzy wciąż tkwią w "epoce papieru", tracą czas i pieniądze na biurokrację, którą można zautomatyzować. Nowoczesne narzędzia są dziś dostępne na wyciągnięcie ręki i – co ważne dla sektora MŚP – są znacznie tańsze niż utrzymywanie fizycznego archiwum.
Komentarze