Digitalizacja dokumentów technicznych, dlaczego jest pomocna?
Dokumentacja techniczna to plany budynków, schematy instalacji, projekty konstrukcji, czyli fundament wielu procesów biznesowych. Problem w tym, że tradycyjne przechowywanie takich dokumentów wiąże się z ryzykiem. Zajmują dużo miejsca, z czasem blakną, niszczeją lub po prostu się gubią. A w przypadku awarii, zalania czy pożar, można je bezpowrotnie stracić.
Zdarza się też, że praca odbywa się na starych, podniszczonych wydrukach. W takich sytuacjach nietrudno o błędną interpretację danych, pomyłkę projektową czy zagrożenie bezpieczeństwa pracowników.
Tymczasem w branżach technicznych jeden drobny błąd może kosztować bardzo dużo także zdrowie lub życie. Tym bardziej więc każdy z takich dokumentów powinien jak najszybciej zostać odpowiednio zdigitalizowany, zwłaszcza gdy już jest podniszczony.
Digitalizacja dokumentów, czy można ją przeprowadzić samodzielnie?
Digitalizacja dokumentów technicznych to wyzwanie, ale digitalizacja starych i zniszczonych dokumentów technicznych to już zadanie dla specjalistów. Takie materiały są często wyblakłe, mają naderwane krawędzie lub plamy utrudniające skanowanie. Wymagają wyjątkowej precyzji i delikatności, a także odpowiedniego sprzętu, który pozwoli odwzorować każdy szczegół bez dalszego pogarszania stanu dokumentu.
Samodzielne podejście do tego procesu rzadko się sprawdza. Skanery biurowe nie poradzą sobie z dużymi formatami typu A1, A0 czy niestandardowymi arkuszami. Co więcej, digitalizacja dokumentów technicznych w warunkach firmowych oznacza konieczność oddelegowania pracowników, przeszkolenia ich z zakresu ochrony danych, a także zakup specjalistycznego oprogramowania i zabezpieczeń. To generuje zarówno koszty, jak i ryzyko popełnienia błędów.
W efekcie cały proces może się przeciągać, a jego jakość nie będzie wystarczająca. Dlatego w przypadku starych i zniszczonych dokumentów technicznych, które często są unikatowe i nie do odzyskania, warto powierzyć digitalizację profesjonalistom. To nie tylko bezpieczniejsze, ale też po prostu opłacalne.
Digitalizacja dokumentów technicznych, najlepsza metoda
W przypadku starych i zniszczonych dokumentów technicznych ich digitalizacja wymaga nie tylko precyzji, ale też zaawansowanej technologii i doświadczenia. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na outsourcing tego procesu.
Wśród zaufanych partnerów wyróżnia się EkoAkta, firma, która od lat specjalizuje się w profesjonalnej digitalizacji dokumentacji technicznej, także tej wymagającej szczególnej troski.
EkoAkta korzysta z wysokiej klasy skanerów wielkoformatowych, które umożliwiają dokładne odwzorowanie nawet najbardziej zniszczonych dokumentów bez ryzyka uszkodzenia oryginału. Proces poprzedzony jest analizą stanu dokumentów oraz ich klasyfikacją. Następnie każdy skan zostaje zindeksowany i odpowiednio nazwany, co ułatwia późniejsze przeszukiwanie i zarządzanie zasobami.
Firmy korzystające z tego rozwiązania zyskują również dostęp do bezpiecznego repozytorium, w którym mogą przechowywać swoje dane w formie cyfrowej. Po zakończonej digitalizacji EkoAkta oferuje także usługi archiwizacji lub bezpiecznego zniszczenia oryginałów, zgodnie z wymogami RODO i normą DIN 66399.
To kompleksowe podejście eliminuje ryzyko błędów, odciąża zespół i znacząco skraca czas wdrożenia dokumentacji do cyfrowego obiegu. W efekcie firma działa sprawniej, bezpieczniej i nowocześniej.
Wystarczy 15-minutowa rozmowa telefoniczna ze specjalistami EkoAkty, abyś zaplanował odpowiednią digitalizację dokumentów technicznych w Twojej firmie.
Komentarze