Wykorzystanie sztucznej inteligencji do takiego monitorowania pracownika może faktycznie przynieść efekty, jakich oczekuje pracodawca, ale takim korzyściom towarzyszą konkretne zobowiązania prawne. Bez stosownych zapisów w regulaminie i oceny ryzyka każda firma stosująca w ten sposób AI naraża się na bardzo wysokie kary. Co zrobić, żeby ich uniknąć? Kiedy można wykorzystać sztuczną inteligencję do monitorowania pracowników i nie obawiać się, że jednocześnie łamie się przepisy AI Act i RODO? Podpowiada kancelaria Pałucki & Szkutnik
Jakie przepisy AI Act zaczną obowiązywać od 2 sierpnia 2026 r.?
Już wkrótce, bo 2 sierpnia 2026 r., wejdą w życie kolejne przepisy AI Act. Nie ma znaczenia czy krajowe przepisy zostaną wprowadzone, ponieważ, przypomnę, Akt o sztucznej inteligencji jest unijnym rozporządzeniem, a więc obowiązuje on odgórnie we wszystkich państwach członkowskich.
Przepisy, które za niespełna 2 miesiące zaczną obowiązywać wiążą się z systemami wysokiego ryzyka oraz obowiązkami transparentności. Wiele branży powinno być gotowych na te zmiany, nawet jeśli używają systemów AI w niewielkim stopniu (outsourcing, HR, e-commerce, medtech, agencje pracy). Każda firma powinna ocenić czy użytkowany system AI stanowi system wysokiego ryzyka na podstawie art. 6, 9-17 i 50 AI Act oraz Załączników I i III, gdyż to te przepisy związane są przede wszystkim z wprowadzonymi zmianami.
Stosowanie AI do oceny pracownika to system „wysokiego ryzyka”
Jeśli wykorzystujesz narzędzia AI do jakiegokolwiek monitorowania pracowników, to sprawa analizy użytkowania systemu sztucznej inteligencji jest całkiem prosta – Twój system AI jest systemem wysokiego ryzyka (Załącznik III AI Act). Nie tu konieczności testowania, wykorzystywania mechanizmu samooceny – bez wątpienia musisz dostosować swoje działania do przepisów AI Act, o ile nie chcesz narazić swojego przedsiębiorstwa na wysokie kary grzywny.
Nieodzowne będzie zatem dostosowanie polityk, regulaminów, procedur i instrukcji, aby ogólne ryzyko szczątkowe systemów AI wysokiego ryzyka oceniono jako dopuszczalne. Z pewnością konieczny będzie nadzór człowieka, zapewnienie przejrzystości oraz prowadzenie rejestrów zdarzeń. Nie ma prawnej możliwości po prostu użytkowania algorytmu bez stosownej dokumentacji.
RODO a algorytmy AI
Pamiętając o przygotowaniu się do nowych przepisów AI Act, nie można zapominać o wciąż obowiązującym RODO, które – choć pokrywa się tematycznie – działa jako zupełnie osobny akt prawny. Stosowanie narzędzi AI w monitorowaniu pracowników wiąże się z koniecznością podporządkowania się względem art. 35 RODO i obowiązkowej analizie ryzyka. DPIA, czyli Ocenę Skutków dla Ochrony Danych, należy w takim wypadku wykonać koniecznie przed podjęciem jakichkolwiek działań prowadzących do przetwarzania danych osobowych.
Należy również mieć na uwadze z pewnością art. 22, zgodnie z którym pracownik ma prawo nie podlegać decyzjom opierającym się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu – skrajnym przypadkiem będzie np. podjęcie decyzji o zwolnieniu, obniżeniu wynagrodzenia na podstawie wyłącznie danych uzyskanych z analizy AI obowiązków pracownika.
O czym pamiętać przy stosowaniu monitoringu pracowników w kontekście regulaminu pracy?
W przypadku monitorowania pracowników warto pamiętać o kilku aspektach wynikających z Kodeksu pracy, a które należy koniecznie zawrzeć w regulaminie. Nie zapominaj o:
art. 222 KP, który wprost dotyczy stosowania monitoringu wizyjnego, a także innych form kontroli w zakładzie pracy – wymóg uprzedniego poinformowania pracowników;
w regulaminie koniecznie musisz zawrzeć cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu – zawrzyj je w układzie zbiorowym pracy, regulaminie lub obwieszczeniu (brak wzmianki o użyciu algorytmów AI czyni monitoring nielegalnym);
pamiętaj o terminach – należy poinformować o tym pracowników nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem nowego monitoringu.
Za nieprzestrzeganie przepisów będą wysokie kary
Kary związane z nielegalnym monitorowaniem pracowników wiążą się z kilkoma źródłami. Czego można spodziewać się, jeśli stosuje się niezgodny z przepisami monitoring pracowników z wykorzystaniem narzędzi AI?
kary przewidywane przez AI Act są bardzo wysokie – za niedostosowanie się do wymogów dla systemów wysokiego ryzyka można spodziewać się 35 mln euro lub 7% globalnego obrotu (za złamanie art. 5) lub 15 mln euro lub 3% obrotu (za nieprzestrzeganie art. związanych z systemami wysokiego ryzyka);
równolegle kara może wynikać z RODO – nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu;
wreszcie pracownicy zwolnieni lub niesprawiedliwie ocenieni w wyniku stosowania narzędzi AI mogą dochodzić swoich praw w sądzie, powołując się na naruszenie dóbr osobistych i nielegalne przetwarzanie danych.
Pamiętaj, że stosowanie narzędzi AI wymaga odpowiedniego przygotowania prawnego, w szczególności, jeśli chodzi monitoring pracowniczy. Odpowiedni audyt, przeprowadzenie oceny skutków DPIA wraz IOD-em i aktualizacja regulaminu pracy wydają się konieczne, aby odpowiednio przygotować się do zmian związanych z AI Act.
Źródło: https://paluckiszkutnik.pl/systemy-wysokiego-ryzyka-ai-act-czy-twoj-biznes-jest-zagrozony/
Komentarze