Minimum trzy dni
Przy dłuższym dojeździe jednodniowe czy nawet dwudniowe spotkanie w Zakopanem rzadko się opłaca. Sprawdza się układ na trzy dni i dwie noce. Pierwszy dzień to podróż i wieczorne spotkanie, drugi to pełny dzień pracy i integracji, a trzeci zostawia czas na krótką aktywność przed powrotem. Koszt transportu rozkłada się wtedy na więcej godzin programu, a uczestnicy nie wracają do domu wyczerpani.
Przy wyjazdach, w których ważna jest regeneracja zespołu, na przykład po intensywnym kwartale, coraz częściej planuje się nawet cztery dni, z jednym dniem wolnym od części merytorycznej.
Autokar czy pociąg?
Dla grupy z Lubelszczyzny najwygodniejszy jest zwykle autokar zamówiony na cały wyjazd. Pozwala zabrać uczestników z kilku miejsc, na przykład z Lublina i Puław, a w czasie podróży poprowadzić krótką część programu: prezentację planu wyjazdu, quiz integracyjny czy omówienie celów spotkania. Ważne, żeby zaplanować postój w połowie drogi na obiad lub kawę i nie ustawiać sesji merytorycznej zaraz po przyjeździe.
Alternatywą jest kolej z przesiadką w Krakowie. Takie rozwiązanie sprawdza się przy mniejszych grupach i osobach, które chcą w czasie podróży pracować. Wymaga jednak zorganizowania transferu z dworca w Zakopanem do hotelu.
Program, który wykorzystuje miejsce
Wyjazd w Tatry ma sens wtedy, gdy program korzysta z otoczenia. Sprawdza się prosty schemat:
Dzień pierwszy
Przyjazd po południu, zakwaterowanie, krótkie spotkanie otwierające i wspólna kolacja. Wieczór lepiej zostawić bez formalnej agendy, bo uczestnicy są zmęczeni drogą.
Dzień drugi
Część merytoryczna przed południem, kiedy koncentracja jest największa. Po obiedzie aktywność na zewnątrz: spacer z przewodnikiem po dolinie, zimą narty lub kulig. Wieczorem kolacja bankietowa, która może mieć regionalny charakter, z kapelą góralską lub menu opartym na produktach z Podhala.
Dzień trzeci
Krótka sesja podsumowująca rano, czas wolny lub strefa wellness i wyjazd po obiedzie, tak aby uczestnicy dotarli do domu przed późnym wieczorem.
Co zrobić, żeby zespół nie był zmęczony?
- Nie ustawiać ważnych prezentacji pierwszego dnia po podróży.
- Zadbać o przerwy co półtorej do dwóch godzin i możliwość wyjścia na zewnątrz.
- Zapewnić czas wolny, choćby dwie godziny, w którym każdy może odpocząć po swojemu.
- Przy aktywnościach na zewnątrz przygotować wariant dla osób, które nie chodzą po górach lub nie jeżdżą na nartach.
- Poinformować uczestników wcześniej, jakie ubranie i obuwie zabrać.
Jak wybrać miejsce?
Przy grupie, która przyjeżdża z daleka, największą wartość ma obiekt, w którym program, noclegi, posiłki i odpoczynek odbywają się w jednym miejscu. Wtedy nie trzeba organizować transferów po mieście, a przejście między punktami programu zajmuje kilka minut.
Takie warunki zapewnia hotel konferencyjny w górach Bachleda Kasprowy na Polanie Szymoszkowej. Ma 12 sal konferencyjnych, w których zmieści się do 1150 uczestników, od kameralnej salki dla 12 osób po salę Tatry na 550 miejsc. Do dyspozycji jest przestrzeń wystawiennicza, 400 miejsc parkingowych oraz rozległy teren zielony, na którym można zorganizować zajęcia integracyjne. Dział konferencji pomaga przy układzie sal, menu i atrakcjach dodatkowych, a w czasie wydarzenia programem zajmuje się opiekun z ramienia hotelu.
Po części merytorycznej uczestnicy mogą skorzystać ze strefy wellness o powierzchni ponad 1600 m², z basenami, saunami i tężnią solną, oraz z nowoczesnej siłowni. Czterogwiazdkowy hotel w Zakopanem ma 288 pokoi i trzy restauracje, a tuż obok działa stacja narciarska Szymoszkowa, dlatego zimą integracja na stoku nie wymaga dojazdów.
Budżet i rezerwacja
Przy wyjeździe z Lubelszczyzny koszt transportu stanowi zauważalną część budżetu, dlatego warto rozpocząć planowanie od wyboru terminu. Poza feriami zimowymi, świętami i długimi weekendami łatwiej o dostępność sal i pokoi dla większej grupy, a organizator ma więcej przestrzeni do negocjacji. Zapytanie ofertowe dobrze wysłać z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, podając liczbę uczestników, preferowany układ sal i oczekiwany zakres atrakcji.
Przy dobrze ułożonym programie dłuższa droga w Tatry przestaje być problemem. Staje się częścią wyjazdu, w której zespół ma czas porozmawiać, zanim zacznie się praca na miejscu.
Komentarze