Złota Setka. Teraz jest czas dla firm na to, żeby się zmienić

• Polskie przedsiębiorstwa trawi nie tylko pandemia koronawirusa, ale także nieuczciwych kontrahentów. W jaki sposób przedsiębiorstwa mogą lepiej zadbać o utrzymanie swojej płynności finansowej?

– Zacznijmy od tego, że najprostsze rozwiązania w praktyce okazują się najbardziej skutecznymi. Podstawą jest odpowiednio dobrze udokumentować zawartą transakcję. Tutaj ważna rzecz. Należy z należytą pieczołowitością gromadzić wszystkie dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub potwierdzające sprzedaż, wysyłkę towaru. Mowa tutaj o ofertach, zamówieniach, umowach, aneksach, fakturach itp. W przypadku tej ostatniej należy dopilnować, żeby kontrahent złożył podpis na każdej wystawionej fakturze. Co stanowi dowód nie tylko na akceptację warunków cenowych, ale także zawarcia umowy. W konsekwencji w przypadku sprawy w sądzie pozwoli na szybkie rozstrzygnięcie i odzyskanie pieniędzy. Należy dołożyć wszelkich starań, żeby każde uzgodnienie miało swoje odzwierciedlenie w pisemnej umowie. Dodatkowo należy także zwrócić uwagę czy zawarta umowa została podpisana przez osoby do tego uprawnione.

Weryfikując wiarygodność potencjalnego kontrahenta najłatwiejszym sposobem na jego sprawdzenie jest wgląd w zewnętrzne i budowane w tym celu bazy danych. W tym celu można wykorzystać rejestr CEIDG, co potwierdzi nam już sam fakt istnienia firmy. W bazie Biura Informacji Gospodarczej sprawdzimy wypłacalność firmy. Sprawdzając firmę można także wykorzystać działalność wywiadowni gospodarczych. W Polsce działa ich kilka. Największą jest amerykańska Dun & Bradstreet. W bieżącej działalności wykorzystuje wszelkie ogólnodostępne, jawne i zgodne z prawem źródła danych i informacji. Wśród wielu w pierwszej kolejności wymienia się głównie: rejestry publiczno-prawne, rejestry rządowe, media w tym głównie: telewizje, prasę, radio a także geolokalizację. Poza tym źródłem danych Dun & Bradstreet pozostają także rejestry dłużników, zestawienia upadłości firm, także ankiety wysyłane przedsiębiorcom, wywiady telefoniczne, nierzadko wizyty w badanej firmie i urzędach administracji publicznej. Dodatkowo Dun & Bradstreet ma w posiadaniu największą na świecie bazę danych o firmach i ich wzajemnych powiązaniach. To ponad 460 mln firm z ponad 200 krajów.

Efektem naszego zapytania jest raport handlowy, którego podstawą jest rekomendacja współpracy i ocena sytuacji finansowej firmy. Poza tym w raporcie handlowym znajdują się m.in. dane finansowe i rejestrowe, opis działalności, powiązania kapitałowe i osobowe w firmie. Negatywne wpisy powinny stanowić dla nas sygnał ostrzegawczy.

• Jak ustrzec się przed zatorami płatniczymi i współpracą z niewypłacalnym kontrahentem?

– Zjawisko zatorów płatniczych jest o tyle niebezpieczne, że z racji nie otrzymania należności za swój towar czy wykonaną usługę, przy poniesionych kosztach własnych, chwieje stabilnością firm i jej bieżącą płynnością finansową. W chwili powstania spornej płatności, można swoich praw dochodzić w sądzie. Przy czym należy pamiętać, że jest to proces długotrwały, a często także i bezowocny. Inną droga jest współpraca z firmą windykacyjną, czy odsprzedanie długu. Jednak przy takim rozwiązaniu należy liczyć się ze znaczną utratą odzyskanych pieniędzy.

Pieniądze można spróbować odzyskać we własnym zakresie. Jednak ważnym jest, aby mieć właściwe podejście do dłużnika. Bowiem już samo wszczęcie jakiejkolwiek procedury windykacyjnej może zostać odebrane, jako utrata zaufania przez naszych kontrahentów. Dług nie zawsze jest wynikiem bankructwa czy braku chęci zapłaty. Może powstać jako niedopatrzenie lub zwykły ludzki błąd.
Profilaktyka. To słowo klucz w miękkim procesie windykacyjnym. Doskonałym sposobem jest wypracowanie całego systemu przypomnień. Bywa, że wystarczy SMS, telefon, mail wysłany do osoby odpowiedzialnej za kontakt w firmie, na tydzień przed wyznaczonym terminem płatności. Ważnym jest, żeby jednak nie przekroczyć cienkiej linii między „uprzejmym przypomnieniem”, a bycie niegrzecznym czy wręcz nachalnym. Co przyniesie skutek odwrotny do zamierzonego.

Takie działania okazują się zazwyczaj wystarczające. Szczególnie w przypadku, kiedy mamy do czynienia po drugiej stronie z zapominalską i roztargnioną księgową. Dobrym pomysłem, jest wysłanie przypomnienia nowym klientom. To stanowi swoistego rodzaju sygnał, że w naszej firmie nie toleruje się spóźnialskich, a wszystkie płatności są monitorowane. Niestety przypominanie jest bezużyteczne, gdy nasz dłużnik nie płaci z premedytacją, dla którego brak płatności w terminie jest celem samym w sobie. Pamiętajmy jednak, żeby przypomnień o zbliżającym się terminie płatności, nie wysyłać klientom którzy płacą w terminie. To z całą pewnością zostanie źle odebrane, nadszarpnie naszym wizerunkiem i doprowadzi do utraty zaufania.

Ważne jest, żeby nasze przypomnienia były udokumentowane zarówno datą jak i godziną. W sposób łatwo odtwarzalny i czytelny. To okazuje się niezwykle przydatne przy ewentualnym spotkaniu na sali sądowej.

Windykatorzy zwykli mawiać, „w pierwszej kolejności płaci się tym, którzy o zapłatę się upominają”. Warto być w stałym kontakcie z dłużnikiem. Stała obecność pokazuje, że o długu pamiętamy i długo nie zapomnimy. O swoje będziemy walczyć i nie odpuścimy. Choćby dla samej zasady. Takie działania sprawdzają się, szczególnie w przypadku firm, które choć mają możliwość, to nie płacą. Ze zjawiska zatorów płatniczych uczyniły sposób na bieżące kredytowanie swojej działalności i to wszystko przy zerowym oprocentowaniu.

W pierwszej kolejności wysyłamy przypomnienie. Ważne, żeby pierwszy kontakt nastąpił nie dłużej niż w pierwszych trzech dniach po przekroczeniu terminu płatności. Jeśli pojedyncze przypomnienie nie skutkuje, to ponawiamy kontakt. Płynnie przechodząc, do codziennie wysyłanych wiadomości wyrażających nasze konsternację i zakłopotanie z „powodu braku środków na koncie”. Jednocześnie dajemy dłużnikowi sygnał, że nasze płatności są monitorowane.

Sprawdzonym sposobem motywującym dłużników do uregulowania płatności jest oficjalnie wysłane pismo. Koniecznie obrendowane logotypem firmy windykacyjnej, jednego z Biur Informacji Gospodarczej czy Kancelarii Prawnej. Jeśli mimo tego, w dłuższej perspektywie czasu, nadal dłużnik zalega z płatnością, to na tym etapie należy zastanowić się czy nasze działania mają sens. Czy nie lepiej sprawę dłużnika i długu przekazać do firmy windykacyjnej. Jednak na to zawsze przyjdzie czas. Wpierw starajmy się wykorzystać wszelkie inne sposoby na polubowne rozwiązanie sytuacji kryzysowej.

Każda sprawa może skończyć się postępowaniem windykacyjnym, komorniczym czy w sądzie. Jeśli do tego dojdzie, nie ma odwrotu. Bez sentymentu wstępujemy na twardą ścieżkę procesu windykacji. Sprawę przejmują prawnicy, komornicy, świadkowie, przysięgli, wyznaczeni przez sąd niezależni eksperci i sami sędziowie.

Dopingując dłużnika do zapłaty, niezależnie od przyjętej strategii, niezwykle ważnym jest, aby nie straszyć, a tym bardziej nie grozić. W bezpośrednim kontakcie nie reagować gwałtownie, mówić o konsekwencjach, unikając kłótni.
Zatory płatnicze są patologią, której przedsiębiorcy mogą się z całą mocą przeciwstawić. Na rynku istnieje szereg narzędzi pozwalających na skuteczną walkę z nieuczciwymi kontrahentami, nawet tymi pochodzącymi z najbardziej odległych zakątków świata.

Wśród najnowszych i najbardziej nowoczesnych narzędzi warto zwrócić uwagę na DunTrade® od Dun & Bradstreet. Bezpłatny program wymiany i udostępniania informacji o nawykach płatniczych firm. Inaczej to program monitorowania należności, którego ideą jest przygotowanie na podstawie dokumentów przekazanych bezpośrednio przez firmę, zbiorczej analizy obrazującej zwyczaje płatnicze w całej branży. Platforma pozwala na stały monitoring płatności nieograniczonej ilości firm, a w konsekwencji rozładowanie zatorów płatniczych.

• Jakie gałęzie gospodarki w tej chwili najszybciej się rozwijają? Gdzie wkrótce możliwe są takie wzrosty i z czego to wynika?

– W trudnej dla wszystkich sytuacji związanej z pandemią zwrócił bym szczególną uwagę na cały sektor detalicznej sprzedaży. Paradoksalnie w czasie COVID-19 nasze sklepy poradziły sobie nader dobrze.

W Polsce według szacunków na koniec lipca 2021 roku działało 376 tys. sklepów. W porównaniu do końca 2020 roku liczba ta właściwie nie uległa zmianie. Co pokazuje po pierwsze, że pandemia COVID-19 na polskim handlu nie pozostawiła trwałego i negatywnego śladu i po drugie można mówić o swoistego rodzaju stabilizacji. Przy czym w tym miejscu należy zaznaczyć, że nie zawsze z taką sytuacją mieliśmy do czynienia.

Jeszcze w 2009 rok w Polsce aktywnie funkcjonowało blisko 459 tys. punktów sprzedaży detalicznej wobec 376 tys. na koniec lipca 2021 roku. Co oznacza, że tylko w ostatnich dziesięciu latach z polskiego rynku zniknęło niemal 85 tys. punktów, a rynek handlu detalicznego skurczył się o 22 proc.

Pandemia zmieniła wszystko. Może nie w przypadku sklepów spożywczych. Te przecież działały nieprzerwanie. A jedynym ich ograniczeniem była ograniczona liczba klientów i obowiązek zakładania maseczki. To tak w wielkim uproszczeniu. Umówmy się w porównaniu do sklepów odzieżowych lub innej branży to te ograniczenia są naprawdę mało dotkliwe. Większym zagrożeniem wydaje się dzisiaj ograniczenie handlu w niedzielę, rosnąca drożyzna i dynamicznie rozwijający się w Polsce ecommerce. O samo w sobie nie jest złe. A wymaga jedynie większej elastyczności, zmiany sposobu działania.

Względem zakazu handlu w niedziele. Wydaje się, że Polacy coraz bardziej sceptycznie podchodzą do zakazu. Staje się on coraz to bardziej uciążliwy w codziennym życiu. Jednocześnie widzimy pozytywny aspekt pracowniczy. Przybywa osób które chciałby powrotu do handlowych niedziel. I to mogło by jakoś odrobić straty w handlu detalicznym.

• Pandemia przyspieszyła z pewnością rozwój branży e-commerce. A jakie inne trendy można zauważyć w polskim handlu?

– Handel internetowy rozwija się jak burza w Polsce, wraz za tym rośnie liczba kurierów, transport i magazynowanie, punkty odbiorów, paczkomaty, płatności itp. To ogromny rynek, którego rozwój przyprawia o ból głowy. Pytanie brzmi: czy my w ogóle powinnyśmy z tym walczyć? Moim zdaniem jeśli nie możesz czegoś pokonać to się przyłącz. Wydaje się, że w tym momencie ta fala na tyle przybrała na sile, że jest nie do zatrzymania. Wydaje się, że nie podbiły jeszcze tylko internetowej sprzedaży żywności, szczególnie owoców i warzyw w detalu. Rozwój ecommerce dawno minął w dynamice sprzedaż książek, płyt CD, ciuchów, obuwia i właściwie wszystkiego innego.

Jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest przystosowanie się do bieżącej sytuacji. Jeszcze jest czas na to, żeby pomyśleć nad zmianami. Przystosować się. Pomyśleć nad zmianą strategii dobrać partnerów. Mam tutaj o firmach pozycjonujących, budujących strukturę sklepu, dostawcach, sposobach płatniczych, współpracy z platformami. Krótko mówić jest czas na to, żeby się zmienić. Później czasu może być mało. Szczególnie, że już teraz widać, że klient jest już gdzie indziej.

I nie mówię tylko o sklepach. Dzisiaj w internecie robimy wszystko. Zamawiamy jedzenie, taxi, kupujemy bilety do kina, teatru. Dzisiaj szczególnego znaczenia nabiera zdanie. „Nie ma Cię w sieci nie istniejesz”, mało tego dzisiaj brak obecności w sieci sprawa że jesteś mało wiarygodny, transparentny, przejrzysty, że masz coś do ukrycia.

• Prowadzę firmę i otrzymałem bardzo ciekawą ofertę współpracy od kontrahenta, ale wymaga to zainwestowania dużych środków finansowych, a ja obawiam się tego ryzyka. Jak możecie mi pomóc?

– Chcąc zminimalizować ryzyko należy firmę, czy tez potencjalnego partnera sprawdzić. Najlepiej poprzez raport o firmie w jednej z wielu w Polsce wywiadowni gospodarczej.

Raport o firmie zwany także raportem handlowym lub raportem kredytowym. Podstawową wartością raportu handlowego jest rekomendacja współpracy z danym partnerem handlowym. W przypadku negatywnej rekomendacji, powinniśmy zastanowić się czy takie ryzyko jest opłacalne. W raporcie można zauważyć pogarszającą się sytuację finansową sprawdzanej firmy na licznych wykresach, co pozwala szybko ocenić najbliższą przyszłość firmy. Ciekawym elementem raportu jest porównanie podmiotu do jego branżowej konkurencji przez pryzmat wskaźników porównawczych. Raport handlowy pokazuje powiązania osób z kierownictwa z firmami w złej kondycji finansowej. Inny element, na jaki warto zwrócić uwagę, to tendencje w sezonowości moralności płatniczej podmiotu. Pozwala on dotrzeć do sytuacji finansowej spółki matki podmiotu.

Raport handlowy stanowi więc wielofunkcyjne narzędzie pozwalające odkrywać niebezpieczne obszary ryzyka działalności z konkretnym partnerem handlowym.

• W jaki sposób powstają Wasze raporty i jakie informacje można w nich znaleźć?

– W Dun & Bradstreet nowe technologie w sposób naturalny usprawniają automatyzację procesów bieżącego działania firmy. Co w konsekwencji eliminuje nie tylko pracę manualną i wyłącza konieczność wykonywania powtarzalnych czynności, co także w bezpośredni sposób wpływa na czas dostarczenia danych do zamawiającego usługę. Nowe technologie w Dun & Bradstreet wykorzystywane są w procesie zbierania, przetwarzania, segregowania i analizowania zbiorów bazodanowych. Usprawnienia produktów, platform i narzędzi. Stanowi to odpowiedź na zapotrzebowanie i oczekiwanie płynące bezpośrednio z rynku.
Klienci Dun & Bradstreet potrzebują danych w czasie rzeczywistym, dostępnych online siedem dni w tygodniu i 24 godziny na dobę. W ujęciu globalnym przy jednoczesnym uwzględnieniu sytuacji na rynku lokalnym. Zawierających zagregowane dane i analizy w oparciu o najnowsze i najbardziej aktualne informacje.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w bieżącym działaniu Dun & Bradstreet usprawnia narzędzia, procesy i produkty w zakresie zindywidualizowanych usług dopasowanych pod konkretne potrzeby naszych klientów. Pozwala na dynamiczną analizę niezliczonej ilości zmiennych statystycznych i danych pochodzących z tysięcy źródeł z całego świata. W sposób znaczący zwiększa wydajność pracy w firmie przy jednoczesnych zachowaniu indywidualnych cech produktów, narzędzi i procesów.

W efekcie czego klient Dun & Bradstreet otrzymuje raport handlowy. Stanowiący informację zwrotną i wypadkową odpytania wielu baz danych i źródeł informacji.

Raporty korzystają z wielu źródeł informacyjnych zarówno rejestrowych, branżowych oraz typowo marketingowych. Pozwala to klientom uzyskać w bardzo krótkim czasie pełną informację na temat kontrahenta, począwszy od potwierdzenia jego danych rejestrowych (zgodne z KRS lub ewidencją działalności gospodarczej), informacji o danych finansowych (sprawozdania finansowe firm składających takie dane w sądach gospodarczych), zdarzeniach prawnych(rejestr upadłości i likwidacji) po dane zamieszczone w różnych portalach internetowych, prasie lub z wywiadu z kierownictwem firmy.

Dodatkowo informacja o firmie wzbogacona jest o dwa istotne źródła: informację o moralności płatniczej podmiotu oraz powiązania kapitałowe podmiotu z firmami zagranicznymi. Pierwsze z tych źródeł informuje o historii zaległości płatniczych podmiotów wobec partnerów Dun & Bradstreet, co daje naszym klientom unikalną wiedzę na temat obecnych i przyszłych kontrahentów. Drugie źródło to największa na świecie baza danych podmiotów i powiązań licząca w tej chwili ponad 460 mln firm, pozwalająca zbadać kondycję finansową spółki matki badanego kontrahenta, nawet gdy pochodzi ona z bardzo od-ległych krańców świata.

>>> ZŁOTA SETKA. RANKING NAJLEPSZYCH FIRM LUBELSZCZYZNY 2020. POBIERZ E-WYDANIE