Zarządzanie płynnością finansową w projektach unijnych – jak zabezpieczyć prefinansowanie i rozliczać zaliczki bez ryzyka utraty środków

Dlaczego płynność finansowa ma kluczowe znaczenie w projektach unijnych?

Większość dotacji unijnych nie jest wypłacana „z góry” w pełnej wysokości. Zazwyczaj beneficjent otrzymuje zaliczkę, a kolejne transze wypłacane są po rozliczeniu poniesionych kosztów. Wymaga to od wnioskodawcy wcześniejszego zaangażowania własnych środków – niekiedy znacznych – na poczet przyszłych refundacji. Brak przygotowania na ten etap może prowadzić do poważnych problemów:

• opóźnień w realizacji działań,

• kar umownych wobec partnerów i wykonawców,

• utraty części dofinansowania.

Dlatego już na etapie planowania projektu warto przygotować strategię zarządzania płynnością finansową.

Jak zaplanować płynność finansową projektu unijnego?

1. Stwórz realistyczny harmonogram płatności

Pierwszym krokiem powinien być harmonogram płatności, który uwzględnia rzeczywiste terminy ponoszenia wydatków oraz planowane wpływy z dotacji. Kluczowe elementy to:

• daty zawierania umów z wykonawcami,

• terminy płatności faktur,

• przewidywany czas oczekiwania na refundację (średnio 60–90 dni),

• terminy składania wniosków o płatność.

Dzięki temu można wcześnie wykryć luki finansowe i zaplanować ich zabezpieczenie.

2. Zidentyfikuj okresy krytyczne dla płynności

Nie wszystkie etapy projektu niosą ze sobą takie samo ryzyko. Największe obciążenie pojawia się zwykle:

• na początku projektu – przy konieczności zakupu sprzętu lub usług doradczych,

• przy dużych płatnościach dla wykonawców,

• w końcowej fazie – gdy środki z zaliczki są już wykorzystane, a refundacja jeszcze nie wpłynęła.

Zidentyfikowanie tych okresów pozwala zawczasu zabezpieczyć finansowanie pomostowe.

Źródła finansowania pomostowego w projektach unijnych

Kredyty pomostowe

Większość banków w Polsce oferuje tzw. kredyty pomostowe, które są specjalnie dopasowane do potrzeb beneficjentów dotacji. Główne cechy:

• krótki okres kredytowania (do czasu wypłaty refundacji),

• zabezpieczenie w postaci umowy o dofinansowanie,

• możliwość finansowania 100% kosztów kwalifikowanych.

Warto porównać oferty różnych banków – niektóre instytucje mają preferencyjne warunki współpracy z beneficjentami funduszy UE.

Faktoring unijny

Kolejną opcją jest faktoring, czyli finansowanie bieżących faktur wystawionych w ramach projektu. W przypadku tzw. faktoringu unijnego:

• faktor wypłaca środki na podstawie zatwierdzonych kosztów,

• umowa o dofinansowanie pełni rolę gwarancji spłaty,

• dostępna jest również opcja bez regresu (brak ryzyka dla beneficjenta).

To rozwiązanie szczególnie przydatne w projektach z dużą liczbą wykonawców i częstą rotacją dokumentów księgowych.

Wkład własny z kapitału obrotowego

Choć nie jest to instrument zewnętrzny, wiele firm decyduje się na pokrycie kosztów własnych środków z kapitału obrotowego. Aby to było możliwe:

• trzeba odpowiednio wcześnie zaplanować budżet firmy,

• warto rozważyć podzielenie wydatków na mniejsze transze,

• nie wolno zapominać o zachowaniu odpowiednich rezerw na VAT (jeśli nie jest kwalifikowany).

Jak rozliczać zaliczki w sposób bezpieczny?

Dokładna dokumentacja

Zaliczki podlegają szczególnemu nadzorowi – są to środki wypłacone „z góry” i muszą być precyzyjnie rozliczone. Najważniejsze zasady:

• wydatkowanie tylko na cele projektu,

• zgodność z harmonogramem rzeczowo-finansowym,

• potwierdzenie każdej płatności fakturą i dowodem zapłaty.

Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji

Zgodnie z zasadami realizacji projektów unijnych, beneficjent powinien prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową dla danego projektu. Dzięki temu:

• można szybko wygenerować raporty do wniosku o płatność,

• łatwiej przejść kontrolę zewnętrzną,

• minimalizuje się ryzyko błędów i korekt.

Unikanie niekwalifikowanych wydatków

Zdarza się, że część wydatków finansowanych z zaliczki zostaje uznana za niekwalifikowalną. Powoduje to konieczność zwrotu środków wraz z odsetkami, dlatego:

• warto konsultować się z opiekunem projektu w instytucji,

• przed wydatkowaniem środków upewnić się co do ich kwalifikowalności,

• dokumentować nawet najmniejsze transakcje (rachunki, protokoły odbioru, umowy).

Dobre praktyki i rekomendacje

• Twórz bufor finansowy – nawet 10–15% budżetu projektu jako rezerwa kryzysowa może uratować płynność.

• Aktualizuj harmonogram – każda zmiana działań powinna wiązać się z rewizją budżetu i płynności.

• Komunikuj się z instytucją pośredniczącą – nie bój się prosić o aneksy, zmiany harmonogramu czy interpretacje.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie płynnością finansową to jeden z filarów sukcesu projektów finansowanych z funduszy unijnych. Wymaga ono zarówno starannego planowania, jak i elastycznego reagowania na zmieniające się warunki. Skorzystanie z narzędzi takich jak kredyt pomostowy, faktoring czy bieżąca kontrola kosztów może uchronić beneficjenta przed utratą środków, opóźnieniami i negatywnymi konsekwencjami finansowymi. Warto o tym pamiętać – szczególnie przy większych projektach, gdzie każdy dzień opóźnienia to realne straty.

Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł rozwiał większość Twoich wątpliwości. Jeśli jednak masz dodatkowe pytania, nie wahaj się i skorzystaj z usług profesjonalistów, np. firmy Sekwencja: https://www.sekwencja.eu/oferta/rozliczanie-dotacji/