Obowiązkowy KSeF od lipca 2024

Hasła "e-Faktura", "faktura ustrukturyzowana" i "KSeF" coraz częściej przewijają się w rozmowach przedsiębiorców. Nic dziwnego – od 1 lipca 2024 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkiem każdego podatnika. Przesunięcie terminu o pół roku (do niedawna KSeF planowany był na początek 2024 r.) pozwoliło nieco odetchnąć właścicielom małych, średnich i dużych biznesów. Jednak niecały rok to nadal niewiele czasu, zwłaszcza że nadchodzące zmiany są znaczące.

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Najważniejszą z nich jest ujednolicony format faktur. Oznacza to, że od połowy przyszłego roku w obiegu znajdą się wyłącznie faktury ustrukturyzowane (inaczej e-Faktury), których odbiór i wysyłka odbywać się będzie przez Krajowy System e-Faktur. Każda faktura wystawiona w systemie zapisywana jest w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną opublikowaną przez MF. Format ten nie jest czytelny dla człowieka, a jedynie dla kompatybilnego z nim programu księgowego. Po wystawieniu dokument zyskuje też unikalny numer identyfikujący. Wszystkie te zmiany docelowo mają nie tylko uprościć proces fakturowania oraz przyspieszyć obieg dokumentów, ale też utrudnić życie wszelkiej maści oszustom podatkowym.

Jakie faktury wystawimy w KSeF?

Ważną kwestią jest to, jakie rodzaje faktur obsłużymy poprzez Krajowy system e-Faktur. Oprócz standardowych dokumentów sprzedaży w systemie wystawimy także:

Faktury korygujące

W KSeF wystawimy faktury korygujące, w tym także te, które odnoszą się do faktur pierwotnych wystawionych przed 1 lipca 2024 w innych formach. Faktura korygująca musi zawierać numer identyfikujący pierwotny dokument w KSeF – jest to niezbędne do automatycznego powiązania obu dokumentów. Należy zaznaczyć, że fakturę korygującą do dokumentu wystawionego w czasie awarii KSeF wystawimy dopiero po przesłaniu pierwotnej faktury do platformy.

Istotne jest też to, że przedsiębiorcy nie będą wystawiać w KSeF not korygujących do e-Faktur. Otrzymawszy fakturę z błędami nabywca wprowadzi do systemu propozycję faktury korygującej opatrzoną numerem identyfikacyjnym. Propozycja trafi następnie do akceptacji u sprzedawcy – po jej udzieleniu dokument stanie się właściwą fakturą korygującą z przypisanym unikalnym numerem.

Faktury zaliczkowe

Jeżeli dla danej transakcji były wystawiane faktury zaliczkowe, wówczas na fakturze końcowej powinny znaleźć się ich numery identyfikacyjne w KSeF. Faktury zaliczkowej nie trzeba będzie wystawić, jeżeli otrzymamy zaliczkę z tytułu czynności opodatkowanej VAT w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności. Wyjątkiem będą sytuacje, w których przepisy określą szczególne terminy wystawiania faktur.

Faktury uproszczone i faktury wystawiane przez kasy fiskalne

W komunikacie z 2 lutego Ministerstwa Finansów ogłosiło, że z KSeF wyłączone będą paragony za bilety lotnicze, kolejowe i za przejazdy autostradą. Ponadto faktury uproszczone i faktury z kas fiskalnych będzie można wystawiać w standardowej formie do 31 grudnia 2024.

KSeF a PEF

Na koniec warto poświęcić miejsce Platformie Elektronicznego Fakturowania. Od 1 lipca 2024 KSeF zostanie zintegrowany z tą platformą w zakresie obsługi zamówień publicznych. Wszystkie faktury wystawione w PEF uzyskają numer identyfikacyjny KSeF i staną się standardowymi fakturami ustrukturyzowanymi.