Planowanie festiwalu

             Jakie kroki podjąć, aby zorganizować udany festiwal?

Organizacja festiwalu to bardzo złożony proces – aby poprawnie go przejść, na początku warto zaplanować każdy krok, a przede wszystkim określić cel swojego przedsięwzięcia. Nieco inaczej będzie wyglądała organizacja festiwalu muzycznego, w inny sposób zadbamy też o uczestników festiwalu książki. Im szybciej określimy więc kierunek, w jakim miałby pójść nasz festiwal – tym szybciej będziemy mogli przejść do pozostałych kroków. Jednym z ważniejszych etapów całej organizacji przedsięwzięcia jest określenie budżetu, jaki mamy na niego przeznaczony oraz ustalenie działań promocyjnych – w tym miejscu warto również zastanowić się czy nie chcemy skorzystać ze wsparcia zaprzyjaźnionych instytucji czy firm prywatnych. Mając ustalony budżet – znacznie łatwiej podejmiemy decyzję odnośnie miejsca, w którym odbyć ma się festiwal oraz artystów, których chcielibyśmy na niego zaprosić. Organizując tego typu wydarzenie warto mieć zebraną grupę doświadczonych i zaufanych osób – które potrafią ze sobą współpracować i komunikować się. Dobry festiwal nie może odbyć się bez ustalenia konkretnego planu wydarzenia, całej logistyki oraz zapewnienia bezpieczeństwa uczestników. Co ciekawe, możesz poprosić o pomoc także wolontariuszy – którzy chętnie dopilnują wyznaczonych przez Ciebie kwestii, zdobywając tym samym cenne doświadczenie na przyszłość.

             Strategie promocji festiwalu- jak dotrzeć do jak największej liczby                                                         odbiorców?

Jak wspomnieliśmy, ustalenie działań związanych z promocją, a więc marketingiem całego festiwalu to nieodłączny element doskonałej organizacji – nie bez powodu wielu marketingowców nazywa swoje działania „wisienką na torcie” całego wydarzenia. Na szczęście dzisiaj działania marketingowe mogą odbywać się szybko i sprawnie – na przykład za pomocą nowoczesnych narzędzi, takich jak system do sprzedaży biletów Ekobilet. W dobie dynamicznie zmieniającego się świata – samo zapewnienie obecności wspaniałych artystów nie wystarczy. Uczestnicy festiwali oczekują od nas – organizatorów czegoś więcej – chcą kupować bilety szybko, skutecznie, bez konieczności stania w kolejkach, z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki systemowi do sprzedaży biletów nie tylko ułatwimy potencjalnym zainteresowanym osobom zakup karnetu czy wejściówki – ale również wykonamy szereg działań związanych z promocją przedsięwzięcia, korzystając między innymi z mailingu, wysyłki wiadomości SMS czy tworzenia karnetów festiwalowych (na przykład kilkudniowych). Tworząc strategię promocji festiwalu w jednym miejscu nie tylko zaoszczędzimy czas i pieniądze – ale również pokażemy swoim Klientom, że liczymy się z ich zdaniem, wsłuchując się w ich potrzeby i oczekiwania związane z udziałem w letnich wydarzeniach. Sprawna wysyłka sms-ów do osób, które zakupiły już bilety, nie tylko znacznie ułatwi komunikację między organizatorami a uczestnikami festiwalu (na przykład wówczas, kiedy występ danego artysty przesunie się w czasie), ale również pomoże w zapewnieniu pełnego bezpieczeństwa uczestników (skutecznie informując na przykład o konieczności opuszczenia określonego miejsca).

             Zadbaj o bezpieczeństwo uczestników

Festiwal na poziomie nie może odbyć się bez odpowiedniego teamu ochroniarzy – których zadaniem będzie zadbanie o bezpieczeństwo uczestników oraz artystów, występujących na wydarzeniu. Bezpieczeństwo podczas festiwalu to również określenie jasnego regulaminu (na przykład zakazu palenia w konkretnych miejscach) oraz dostosowanie ilości osób do przestrzeni i jej możliwości. Jako organizatorzy festiwalu ponosimy pełną odpowiedzialność za zdrowie i życie osób uczestniczących w imprezie – dlatego tak ważne jest, aby planowanie działań związanych z bezpieczeństwem odbyć możliwie najwcześniej. Nie zostawiajmy tego na ostatnią chwilę, kiedy reszta będzie już „dopięta na ostatni guzik” - profesjonalne ekipy ochroniarzy nie zawsze mają wolne terminy, dlatego tak ważne jest, by podpisać umowę ze sprawdzoną firmą na długo przed podjęciem kolejnych działań.

Jak się okazuje – organizacja letniego festiwalu może przebiegać w pełni sprawnie! Aby tak rzeczywiście było – warto skorzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak system do sprzedaży biletów, który umożliwi nie tylko bezproblemową sprzedaż biletów, ale również zaplanowanie działań związanych z marketingiem wydarzenia.