Szanowny Czytelniku!
Dzięki reklamom czytasz za darmo. Prosimy o wyłączenie programu służącego do blokowania reklam (np. AdBlock).
Dziękujemy, redakcja Dziennika Wschodniego.
księgowa w biurze rachunkowym
Zakładasz własną firmę i chcesz oddać kwestię finansów w ręce fachowców? A może Twoja firma tak prężnie się rozwija, że przydadzą się kolejne osoby na pokładzie? Niezależnie od tego, czy jesteś w biznesie od dawna, czy dopiero zaczynasz, skorzystanie z usług księgowej bądź księgowego może okazać się dla Ciebie dużym ułatwieniem w prowadzeniu firmy.
Wybierając biuro rachunkowe, należy kierować się kilkoma czynnikami, które w przyszłości będą miały niebagatelny wpływ na Twoją firmę. Dobre biuro księgowe wykazuje się nie tylko dużym doświadczeniem i rzetelnie wykwalifikowaną kadrą, ale również bezwzględnym przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa. Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy do lektury!
alt=”księgowość”
Pozycja na rynku, kompetencje i doświadczenie
W dzisiejszych czasach biur rachunkowych jest naprawdę dużo, nie każde jednak powinno być warte naszej uwagi. Na początek warto poszukać księgowości z bogatym doświadczeniem, które może pochwalić się wyrobioną na przestrzeni lat renomą. Jeśli ktoś polecił Ci usługi księgowe danego biura ze względu na profesjonalizm i kompetencje, to znaczy, że jesteś na dobrej drodze.
Pamiętaj jednak, że wieloletnie doświadczenie i wysoka pozycja na rynku ma jeden minus. Takie biuro rachunkowe prawdopodobnie zajmuje się finansami wielu klientów, co może przekreślić Waszą współpracę, zwłaszcza jeśli szukasz kogoś, kto będzie w stanie zaoferować Ci dostęp do ksiąg i usług w dowolnym momencie.
Z tego względu warto poświęcić uwagę również nieco młodszym biurom księgowości. Bardzo możliwe, że stosunkowo młode biuro rachunkowe prowadzi księgowy, który pracował wcześniej na etacie w innej firmie. Niemniej nigdy nie rezygnuj z zapoznaniem się opinii na temat biura - to pomoże Ci podjąć wstępną decyzję.
Zakres usług biura rachunkowego
W tej kwestii dużo zależy od naszych indywidualnych potrzeb względem księgowości. Mianowicie musimy zadać sobie pytanie, na czym konkretnie nam zależy, bowiem na usługi księgowe mogą składać się takie obszary jak rachunkowość podatkowa, obsługa kadrowo-płacowa oraz rachunkowość finansowo-zarządcza.
Jeśli prowadzisz małą firmę, a Twoje wymagania co do zakresu obowiązków nie wykraczają poza podstawowe prowadzenie księgowości, to z pewnością warto skorzystać z usług małego biura rachunkowego. Szerszy zakres usług księgowych będzie wymagał większego nakładu pracy, być może też świadczenia usług nie przez jedną, ale więcej osób - w takim wypadku lepiej wybrać większe biuro księgowe.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje
Do 2014 roku biura rachunkowe, a w zasadzie ich właściciele, musieli ubiegać się o certyfikat Ministerstwa Finansów, który upoważniał ich do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie księgowości. Co ważne, ten dokument wystawiany był imiennie, dlatego jeśli skontaktujesz się z wybranym biurem rachunkowym, zapytaj księgowego o posiadanie owego certyfikatu. Jeśli osoba, z którą rozmawiamy może pochwalić się tym dokumentem, mamy pewność, że nie tylko działa na rynku od wielu lat, ale posiada też odpowiednie kwalifikacje.
Ponieważ od kilku lat oficjalne potwierdzenie kwalifikacji przez państwo nie jest już wymagane, może być nam trudniej tę kwestię zweryfikować. Nie skreślajmy jednak od razu księgowych, którzy certyfikatu Ministra Finansów nie posiadają, ponieważ nie jest to jedyny wyznacznik świadczenia wysokiej jakości usług. Ponadto możesz zapytać o licencję doradcy podatkowego, która jest równie dobrym potwierdzeniem posiadania wiedzy i umiejętności w zakresie rachunkowości.
Przechowywanie dokumentów księgowych
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem księgi rachunkowe można przechowywać poza siedzibą firmy, co jest wygodne dla przedsiębiorców, którzy zwyczajnie nie mają miejsca na trzymanie wszystkich dokumentów w swojej firmie. Biuro księgowe może je przechowywać w swojej siedzibie, co z resztą jest wygodne również dla księgowych, którzy mają wszystko na miejscu.
Jeśli księgi nie będą pod naszym osobistym nadzorem, powinniśmy dopilnować, aby warunki, w których będą przechowywane były w pełni bezpieczne. Od momentu przekazania dokumentów księgowemu to pracownicy biura rachunkowego trzymają nad nimi pieczę i muszą dopilnować, aby te nie zostały zniszczone bądź skradzione. Ważny jest także porządek i higiena pracy - brak chronologii i ogólny chaos mogą przyczynić się do zgubienia dokumentów lub błędów w obliczeniach, co może spowodować niemałe problemy.
alt=”księgowość”
Ochrona danych osobowych
Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga od księgowych odpowiedzialności i świadomości skutków, jakie mogą wyniknąć z wypłynięcia danych osobowych. W 2016 roku w całej Unii Europejskiej w życie weszło RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych, obowiązujące we wszelkich instytucjach i firmach, które takimi danymi dysponuje.
Przekazując księgowej umowy, faktury, raporty, wyciągi bankowe, dokumenty administracyjne i wiele innych dokumentów, jednocześnie oddajesz w jej ręce różnego rodzaju dane, które nigdy nie powinny znaleźć się w niepowołanych rękach. Są to m.in. dane pracowników, dane kontrahentów, dane podwykonawców i wiele innych.
Rzetelne biura rachunkowe posiadają specjalne systemy bezpieczeństwa, jeśli więc zależy nam na pełnej ochronie danych osobowych, nie możemy tej kwestii przemilczeć. Zapytajmy o metody zabezpieczania serwerów oraz zapobiegania utracie danych. Sprawdźmy, czy biuro dysponuje legalnym oprogramowaniem i czy regularnie przeprowadza archiwizację danych.
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
Od 2004 roku biura rachunkowe zobowiązane są do wykupienia polisy OC. Podstawowy zakres ubezpieczenia obejmuje: sporządzanie sprawozdań finansowych, wycena aktywów i pasywów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, ustalanie drogą inwentaryzacji rzeczywisty stan aktywów i pasywów, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji przewidzianej ustawą oraz dowodów księgowych.
Solidne biuro rachunkowe z pewnością pochwali się polisą rozszerzoną, która jest dużo droższa, ale stanowi dodatkowe ubezpieczenie w razie innych okoliczności. Poza obowiązkowym zakresem polisy znajdują się m.in. takie działania jak: prowadzenie w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych; sporządzanie w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów zeznań i deklaracji podatkowych; obsługa ZUS i inne.
Wybierz biuro rachunkowe świadomie!
Jeśli chcesz wybrać dobre biuro rachunkowe, zwróć uwagę na wszystkie wyżej wymienione kwestie. Zorientuj się również, czy księgowa lub księgowy będzie w stanie poświęcić Twojej firmie odpowiednio dużo czasu i uwagi. Indywidualne podejście do klienta jest bardzo ważne, dlatego jeśli biuro rachunkowe nie spełnia Twoich oczekiwań, to najlepiej od razu je zmienić. Wybierz profesjonalistów, którzy kompleksowo zajmą się sprawami Twojej firmy i zawsze odbiorą telefon.
