Skuteczne sposoby na bezpieczne udostępnianie wrażliwych danych

Popularne platformy – zalety i ograniczenia

Google Drive, OneDrive, wysyłanie wiadomości drogą mailową czy popularny DropBox to narzędzia, które mogą pomagać w codziennej pracy. Niestety, nie oferują one jednak wystarczającej ochrony, co w przypadku udostępniania wrażliwych danych może nieść za sobą poważne konsekwencje. Ograniczenia te wynikają m.in. z protokołów szyfrowania, które są mniej złożone od tych, które oferują zaawansowane narzędzia do udostępniania danych. W związku z tym istnieje wyższe ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Dlatego też wiele firm decyduje się na wdrożenie VDR.

Czym są wirtualne pokoje danych?

Wirtualne pokoje danych (Virtual Data Room– VDR) to zaawansowane systemy, pozwalajace na przechowywanie i udostępnianie poufnych danych, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa. Mowa tutaj o zaszyfrowanych repozytoriach danych, w których użytkownicy mogą udostępniać wrażliwe dokumenty w kontrolowanym środowisku. VDR są szczególnie popularne w branżach, takich jak bankowość, prawo, nieruchomości, OZE i IT.

Podstawową zaletą VDR jest ich zaawansowany system zabezpieczeń. Obejmuje on nie tylko szyfrowanie danych w trakcie przesyłania i przechowywania, ale również wielopoziomowe uwierzytelnianie użytkowników, raporty logowań oraz możliwość ścisłego kontrolowania dostępu do dokumentów. Dzięki temu każda akcja wykonywana w VDR jest monitorowana i rejestrowana.

Dodatkowo VDR oferują funkcje, które są niedostępne w standardowych platformach do udostępniania plików. Na przykład, możliwość ograniczenia dostępu do konkretnych dokumentów tylko dla wybranych użytkowników,, zabezpieczenie plików przed drukowaniem i kopiowaniem, możliwość zaczerniania wybranych słów, obrazów, czy danych osobowych, czy też automatyczne skanowanie załadowanych plików. Wszystko to sprawia, że VDR są odpowiednim rozwiązaniem dla tych, którzy potrzebują nie tylko udostępniać dane, ale również mieć nad nimi pełną kontrolę.

Kiedy warto zainwestować w VDR?

Decyzja o inwestycji w Virtual Data Room powinna być przemyślana i zależeć od specyfiki działalności firmy oraz rodzaju przetwarzanych danych. Dla organizacji, które regularnie operują wrażliwymi informacjami, korzyści z używania VDR mogą być nieocenione. Dobrym przykładem są firmy prawnicze, które przechowują poufne dokumenty klientów, banki przetwarzające dane finansowe, czy firmy technologiczne chroniące swoje tajemnice handlowe.

VDR przydaje się również podczas procesów fuzji i przejęć. W takich sytuacjach konieczne jest udostępnienie ogromnej ilości poufnych danych potencjalnym nabywcom, doradcom lub partnerom. VDR umożliwiają bezpieczne udostępnianie tych informacji, jednocześnie zapewniając pełną kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób ma do nich dostęp. Dzięki temu procesy te mogą przebiegać sprawnie i bezpiecznie.<br