Czym tak właściwie zajmuje się dział HR?

Wbrew powszechnym stereotypom, HR nie ogranicza się jedynie do rekrutacji nowych pracowników. Jest to obszar działalności o szerokim spektrum odpowiedzialności, który obejmuje zarządzanie wydajnością, rozwój talentów, dbanie o dobrostan pracowników, a także kształtowanie kultury organizacyjnej. Dział kadr, czyli dawny dział personalny, zarządza zasobami ludzkimi, pełniąc rolę łącznika między zarządem a pracownikami oraz odpowiada za wdrażanie oficjalnych polityk i sugerowanie zmian na korzyść firmy i jej pracowników.

Jak dokładnie wygląda praca HR w firmie z praktycznego punktu widzenia?

Dział personalny zajmuje się rekrutacją, rozwojem pracowników, tworzeniem strategii personalnych oraz integracją i motywowaniem pracowników.

Funkcje i obowiązki w dziale HR

Dział HR odgrywa wiele istotnych ról w organizacji, z których każda przyczynia się do skutecznego zarządzania personelem i ogólnego funkcjonowania firmy. Praca działu HR obejmuje kluczowe obowiązki, takie jak rekrutacja, onboarding, zarządzanie benefitami pracowniczymi oraz tworzenie bezpiecznej i inkluzywnej kultury pracy.

Rekrutacja kandydatów na stanowiska:

• Publikacja ogłoszeń o pracę: Projektowanie i dystrybucja ogłoszeń w odpowiednich kanałach, takich jak portale pracy, media społecznościowe oraz branżowe fora, aby dotrzeć do najszerszego grona potencjalnych kandydatów.
• Selekcja napływających CV: Analiza i ocena nadesłanych aplikacji pod kątem spełniania kryteriów kwalifikacyjnych i doświadczenia, wstępna selekcja kandydatów do dalszych etapów rekrutacji.
• Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych: Organizowanie i przeprowadzanie rozmów, które mają na celu nie tylko weryfikację umiejętności i doświadczenia, ale również ocenę dopasowania kandydata do kultury organizacyjnej.
• Dostarczanie pracownikom wiedzy dotyczącej ich praw w firmie:
• Informowanie pracowników o ich prawach i obowiązkach, przepisach pracy, procedurach wewnętrznych oraz o wszelkich zmianach prawnych, które mogą wpłynąć na ich zatrudnienie.

Działania administracyjne:

• Obsługa kadrowo-płacowa pracowników: Zarządzanie dokumentacją kadrową, rozliczanie czasu pracy, wyliczanie wynagrodzeń i zarządzanie systemami płacowymi.

Identyfikacja zachowań mobbingowych i przeciwdziałanie im:

• Monitorowanie relacji w miejscu pracy, identyfikowanie potencjalnych przypadków mobbingu i dyskryminacji, oraz wdrażanie działań prewencyjnych i interwencyjnych w celu ochrony dobrostanu pracowników. Pracownicy działów HR odgrywają kluczową rolę w tworzeniu bezpiecznego środowiska pracy i rozwiązywaniu konfliktów.

Nadzór nad pakietem benefitów pracowniczych:

• Projektowanie i zarządzanie pakietem świadczeń pracowniczych, w tym ubezpieczenia zdrowotne, programy emerytalne, elastyczne godziny pracy, co przyczynia się do zwiększenia satysfakcji i lojalności pracowników.

Motywowanie pracowników:

• Opracowywanie i realizacja strategii motywacyjnych, które mogą obejmować systemy premiowe, nagrody, wyróżnienia czy awanse, w celu podnoszenia morale i wydajności pracowników. Pracownik działu HR musi wykazywać się dyskrecją i odpowiedzialnością w realizacji tych zadań.

Dbanie o komunikację z pracownikami:

• Zapewnienie otwartych kanałów komunikacji, regularne spotkania, ankiety satysfakcji, które pozwalają na dwukierunkowy przepływ informacji między pracownikami a zarządem.

Organizacja szkoleń i wydarzeń mających na celu integrację pracowników:

• Planowanie i realizacja programów szkoleniowych, które pomagają pracownikom rozwijać nowe umiejętności oraz organizacja wydarzeń integracyjnych, które wzmacniają zespół i budują pozytywne relacje między pracownikami.

Zapewnianie dobrej i przyjaznej atmosfery w firmie:

• Kreowanie i utrzymywanie kultury korporacyjnej, która promuje otwartość, szacunek i współpracę na wszystkich poziomach organizacji.

Miękki HR, czym się zajmuje?

Miękki HR, znany również jako “Soft HRM” (Human Resource Management), stanowi podejście w zarządzaniu zasobami ludzkimi, które kładzie nacisk na pracowników jako kluczowe elementy sukcesu organizacji. Twardy HR natomiast jest mocno związany z przepisami, procedurami, mniej elastyczny niż miękki HR.

To podejście podkreśla znaczenie rozwoju, dobrostanu i motywacji pracowników. W miękkim HR priorytetem jest inwestowanie w szkolenia i rozwój zawodowy pracowników, co ma na celu nie tylko poprawę ich umiejętności, ale również zwiększenie ich zaangażowania i lojalności wobec firmy. Miękki HR promuje również długotrwałe relacje z pracownikami, wierząc, że stabilność i zaufanie przekładają się na lepsze wyniki pracy. HR business partner wspiera menedżerów i prezesów, rozwijając kulturę organizacyjną i budując relacje między pracownikami a zarządem.

Ważnym aspektem miękkiego HR jest również partycypacja pracowników w procesach decyzyjnych, co sprzyja większej odpowiedzialności i uczestnictwu w życiu organizacji. Podejście to, kładzie duży nacisk na tworzenie pozytywnego wspierającego środowiska pracy, gdzie promowane są otwartość, uczciwość i wzajemny szacunek.

Różnice między miękkim a twardym HR

Główną różnicą między miękkim a twardym HR jest podejście do zarządzania pracownikami.

• Twardy HR koncentruje się na krótkoterminowej efektywności, kosztach i kontroli. Twardy HR kładzie duży nacisk na przepisy, procedury, koncentrując się na wynikach.
  
  Obowiązki twardego HR:

→ Zarządzanie informacjami dotyczącymi zatrudnienia, płac i benefitów w celu optymalizacji procesów kadrowych.

→ Zawieranie umów z pracownikami firmy: Formalizowanie stosunków pracy poprzez sporządzanie umów, które regulują prawa i obowiązki obu stron.

→ Wyliczanie wynagrodzeń: Obliczanie pensji pracowników, uwzględniając stawki godzinowe, premie i inne składniki wynagrodzenia.

→ Naliczanie urlopów: Zarządzanie prawami do urlopów pracowników, zapewniając zgodność z przepisami prawa pracy.

→ Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji: Organizacja i aktualizacja dokumentów pracowniczych, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania zasobami ludzkimi.

→ Rozliczanie zwolnień lekarskich pracowników: Monitorowanie i weryfikacja zwolnień lekarskich, co pomaga w zarządzaniu nieobecnościami w pracy.

→ Sporządzanie dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia: Rejestrowanie wszystkich istotnych wydarzeń i zmian w ramach ścieżki kariery pracowników.

→ Zgłoszenia do ZUS, urzędu skarbowego, GUS, PFRON: Realizacja obowiązków związanych z raportowaniem do odpowiednich instytucji, co obejmuje składki, podatki i inne wymagane informacje.

• Z kolei miękki HR, stawiając na rozwój i dobrostan pracowników, dąży do budowania zaangażowanej i lojalnej kadry, która może oferować trwałą wartość dla organizacji. Zarządzanie przez wartości, elastyczność i dbałość o zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników to cechy wyróżniające to podejście. Miękkim HR, stara się dbać o ich potrzeby i ambicje, tworząc przyjazne i wspierające miejsce pracy.
  
  Jakie są obowiązki miękkiego HR?
  → Kreowanie wizerunku firmy na rynku pracy: Budowanie pozytywnej percepcji firmy jako atrakcyjnego miejsca pracy, co pomaga przyciągać najlepszych kandydatów.
  
  →  Rekrutacja pracowników: Proces pozyskiwania nowych talentów, który jest kluczowy dla rozwoju i innowacyjności w firmie.
  
  → Zwiększanie potencjału pracowników: Inwestowanie w rozwój umiejętności i kompetencji pracowników, co zwiększa ich efektywność i wpływa na innowacyjność firmy.
  
  → Ustalanie systemów, które pomagają w efektywniejszej pracy: Wprowadzanie narzędzi i procedur, które usprawniają codzienne operacje oraz zwiększają produktywność zespołów.
  
  → Przeprowadzanie okresowej ewaluacji pracy pracowników: Regularna ocena wyników pracy pracowników, mająca na celu identyfikację obszarów do rozwoju oraz możliwości nagradzania osiągnięć.
  
  → Monitorowanie poziomu zadowolenia pracowników: Śledzenie i analiza satysfakcji pracowników, co jest kluczowe dla utrzymania wysokiego morale i zaangażowania zespołu.
  
  → Rozwiązywanie konfliktów: Efektywne zarządzanie sporami i nieporozumieniami w miejscu pracy, co pomaga w utrzymaniu zdrowego i produktywnego środowiska pracy.

Strategiczna rola HR

Dział HR przeszedł ewolucję z funkcji głównie administracyjnej do kluczowego partnera strategicznego w organizacji. Jego rola w kształtowaniu strategii biznesowej i wpływ na wyniki finansowe firmy są obecnie bardziej znaczące niż kiedykolwiek wcześniej.

Wpływ zarządzania zasobami ludzkimi na strategię biznesową

HR odgrywa kluczową rolę w definiowaniu i implementowaniu strategii biznesowych, koncentrując się na zarządzaniu talentami i kulturą organizacyjną. Efektywne zrozumienie i zarządzanie kapitałem ludzkim umożliwia lepsze dostosowanie strategii do zmieniających się warunków rynkowych i technologicznych. HR wspiera osiąganie celów biznesowych przez dobór odpowiednich ludzi na odpowiednie stanowiska, co jest niezbędne do skutecznego realizowania planów strategicznych.

HR jako partner strategiczny zarządu

HR coraz częściej uczestniczy w procesach decyzyjnych, dostarczając zarządowi cennych danych i analiz na temat zasobów ludzkich. Informacje te są kluczowe dla podejmowania decyzji na najwyższym szczeblu, co obejmuje szeroki zakres działań od rekrutacji po rozwój talentów, zarządzanie wydajnością, a także kształtowanie kultury organizacyjnej. Takie zaangażowanie sprawia, że dział HR nie tylko reaguje na potrzeby biznesu, ale aktywnie pomaga kształtować jego przyszłość, wzmacniając pozycję firmy na rynku.

Nowoczesne technologie i rola automatyzacji w HR

Zastosowanie nowoczesnych technologii i automatyzacji w dziale HR znacząco przekształciło sposób zarządzania zasobami ludzkimi. Automatyzacja procesów HR umożliwia bardziej efektywne i precyzyjne zarządzanie danymi, co przekłada się na szybsze i bardziej obiektywne podejmowanie decyzji.

Jednym z kluczowych narzędzi wykorzystywanych w HR jest system ATS (Applicant Tracking System), który automatyzuje proces rekrutacji. ATS pomaga w efektywnym zarządzaniu przepływem kandydatów, od publikacji ofert pracy, przez selekcję CV, spotkania rekrutacyjne, aż po raportowanie wyników. System ten pozwala na szybkie filtrowanie aplikacji pod kątem określonych kryteriów, co znacznie skraca czas potrzebny na wstępną selekcję kandydatów oraz zwiększa skuteczność poszukiwania najlepiej dopasowanych osób do danej roli.

Dodatkowo, automatyzacja wpływa na inne obszary działalności HR, takie jak zarządzanie czasem pracy, obecnościami, urlopami, szkoleniami i rozwojem pracowników. Nowoczesne systemy HR umożliwiają integrację tych funkcji, co ułatwia kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi i zwiększa jego efektywność. Wprowadzenie tych technologii nie tylko usprawnia codzienne operacje, ale również pozwala działom HR na skoncentrowanie się na strategicznych aspektach pracy, takich jak planowanie sukcesji, rozwój talentów i budowanie kultury organizacyjnej.

Należy jednak pamiętać, że podstawowym zadaniem działu HR jest przede wszystkim dbałość o dobro pracowników. Automatyzacja jest zatem dodatkiem usprawniającym pracę, ale to ludzkie podejście pozostaje najważniejsze. 

Podsumowanie

Dział HR, jako istotny element każdej organizacji, ma fundamentalne znaczenie nie tylko dla zarządzania zasobami ludzkimi, ale także dla ogólnego sukcesu firmy. Jego zdolność do adaptacji do nowych technologii, przy równoczesnym utrzymaniu skoncentrowania na potrzebach i dobrostanie pracowników, stanowi klucz do budowania silnej, zintegrowanej i zaangażowanej kultury organizacyjnej. W dzisiejszych czasach, gdzie talent i jego rozwój są na wagę złota, rola HR jest bardziej krytyczna niż kiedykolwiek, a jego wpływ na organizację jest nie do przecenienia.