Od dziś pracujemy o godzinę krócej!

Aż trudno uwierzyć, ale to nie są szacunki, lecz konkretne wyniki przeprowadzonych w ubiegłym roku badań (Work Habits of the New Millennium/Global Office Research): ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów! A przeciętny pracownik spędza aż 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.
To jest prawie miesiąc bezsensownego grzebania w papierach przez statystycznego urzędnika - bałaganiarza! Jeszcze inaczej licząc: bez szkody dla funkcjonowania różnego rodzaju biur i jednostek administracji można zwolnić przynajmniej co dziesiątego pracownika, jeśli pozostali wprowadzą ład i porządek na swoich biurkach i w papierach. Tylko że wtedy ci, co zostaną, nie będą mieć owej, wspomnianej w tytule, godziny wolnego, a rząd stanie przed nie lada dylematem: martwić się nagłym wzrostem wskaźnika bezrobocia, czy cieszyć z wcielenia w życie hasła "Oszczędne państwo”.

Nie łudząc się, że rząd czy samorządy z przytoczonych wyżej wyników zechcą zrobić sensowny użytek, pragniemy podpowiedzieć tym, którzy przy biurkach pracują, jak też tym, którzy ich pracę bezpośrednio organizują czy nadzorują, jak - z pożytkiem dla instytucji, petentów i pracowników - zapanować nad chaosem na biurku. Fachowe porady w tym zakresie uzyskaliśmy od ekspertów firmy Esselte Polska Sp. z o.o., lidera na krajowym rynku materiałów biurowych i zarządzania przestrzenią biurową.
Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce
Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów - będzie "po herbacie”. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach. Najlepiej, jeśli wykorzystasz w tym celu system kolorystyczny, wkładając dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem: np. czerwony kolor koszulki oznacza dokumenty pilne, niebieski to sprawy do rozpatrzenia, żółty - faktury i rachunki.
Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami
Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Zajmować może 2 godziny dziennie i więcej. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak:
• otwarte półki/kuwety na biurko,
• stojące pojemniki na dokumenty
• system archiwizacji zawieszanej.
Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.
Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych
...i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują Twoją archiwizację wewnątrz segregatora.

Statystyczny pracownik biurowy:
• spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg Wall Street Journal)
• tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
• gubi 1 na 20 dokumentów
• używa jednego zszywacza raz na 5 lat
• używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
• używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
• używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
• używa 200 koszulek rocznie.
(Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey,
Gartner Group Survey, Work Habits 2005)