Dobierz odpowiednią konfigurację sali dla swojej konferencji

Mając jednak na uwadze powodzenie naszej konferencji, warto zapoznać się z krótkim poradnikiem, który jest w stanie pomóc nam w wyborze odpowiedniej konfiguracji sali. Na wstępie należy wiedzieć, że rodzaj sali oraz jej zagospodarowanie przestrzenne zależą przede wszystkim od charakteru, jaki ma przyjąć konferencja, oraz ilości osób, które mają wziąć w niej udział.

Sale teatralne i teatralno-estradowe

Oba te rodzaje, różniące się od siebie wyłącznie ustawieniem siedzeń dla widowni (w przypadku sali teatralno-estradowej są one po prostu lekko zaokrąglone – na wzór widowni opolskiego festiwalu) najlepiej sprawdzą się w przypadku organizowania konferencji opartych głównie na wykładach czy prezentacjach, w których słuchacze biorą udział bierny. W salach tego typu znajdziemy scenę oraz rzędowe zagospodarowanie siedzeń.

Sale teatralne metraż swój uzależniają od liczby zaproszonych gości. A może na odwrót – liczbę gości uzależniają od swojego metrażu. I tak dla konferencji organizowanej z myślą o 100 osobach najlepszą wielkościowo będzie sala o powierzchni 100 metrów kwadratowych. Jeżeli natomiast myślimy o zorganizowaniu konferencji większej - na, załóżmy, 400 osób – wtedy warto znaleźć salę mającą co najmniej 350 metrów kwadratowych.

Sale bankietowe i kabaretowe

Zarówno sale bankietowe i kabaretowe łączy jedna idea – podziału zaproszonych gości na grupki siedzące przy swoich stolikach. O ile salom bankietowym wystarczą wyłącznie okrągłe, rozsądnie udekorowane stoliki, o tyle sale kabaretowe wymagają również sceny, z której będą przemawiać prelegenci. Sale bankietowe, jak sama nazwa wskazuje, najlepiej sprawdzają się w przypadku uroczystych kolacji i bankietów, czy tez po prostu służyć mogą prężnej pracy grupowej poszczególnych działów. Sale kabaretowe natomiast rozszerzają powyższe założenia o możliwość zorganizowania gali rozdania nagród czy występów artystycznych.

Jeżeli chodzi o powierzchnię optymalną dla danej ilości osób, należy wiedzieć, że w salach o powierzchni 100 metrów kwadratowych zmieści się około 60 osób. Jeśli natomiast chcemy zorganizować konferencję na co najmniej 170 osób, musimy szukać sal oferujących 350 metrów kwadratowych przestrzeni użytkowej.

Sale konferencyjne – wspólny stół czy „podkowa”?

Sale konferencyjne, a więc takie, które ze swojego tradycyjnego założenia stworzone zostały stricte w celu organizowania w nich konferencji, również możemy podzielić ze względu na ich ułożenie. Koncepcja wspólnego stołu, przy którym spotykają się zaproszeni goście najlepiej sprawdzi się w przypadku spotkań typowo strategicznych czy taktycznych, bądź też podczas szeroko rozumianych paneli dyskusyjnych. Dzięki temu ustawieniu rozmówcy mogą pozostać ze sobą w bliskiej odległości, patrząc sobie nawzajem w oczy i korzystając ze wspólnej przestrzeni blatu. Tak zwana „podkowa” to ustawienie przypominające literę U z wydzielonym miejscem dla osoby prowadzącej spotkanie. Ten nietypowy wariant zachęca do organizowania w sali prezentacji, szkoleń oraz gorących debat.

Sale konferencyjne zwykle nie zakładają dużego grona gości. Dysponując 100 metrami kwadratowymi, możemy bowiem pozwolić sobie na zaproszenie tylko 40 osób. 100 rozmówców może natomiast spotkać się w pomieszczeniu liczącym co najmniej 350 metrów kwadratowych.

Sale typowo szkolne

Sale szkolne zakładają istnienie ławek, krzeseł oraz tablicy. Taka konfiguracja pozwala na prowadzenie obszernych notatek przez słuchaczy oraz ich pracę na licznych materiałach zarówno papierowych jak i elektronicznych. Dzięki obecności tablicy oraz specjalnie wydzielonego miejsca dla osoby prowadzącej dane szkolenie można wrócić myślami do szkolnych lat. Sale szkolne to dobry pomysł na zorganizowanie prezentacji, samodzielnej pracy na udostępnionych materiałach oraz różnorodnych prelekcji.

Jak to w szkolnych klasach bywa – metraż ma duże znaczenie. Organizując szkolenie dla 30 osób, należy znaleźć salę o powierzchni 60 metrów kwadratowych. Jeżeli jednak interesuje nas spotkanie ze 150 osobami – musimy zaopatrzyć się w miejsce, którego metraż przekraczać będzie 250 metrów kwadratowych.

Artykuł powstał we współpracy z hotelem Nadmorskim, który specjalizuje się w organizowaniu profesjonalnych konferencji i szkoleń nad polskim morzem.