Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie?

Wiele firm każdego dnia otrzymuje mnóstwo dokumentów. Tradycyjny obieg dokumentów pochłania mnóstwo czasu. Do tego nie zawsze możliwe jest zachowanie nad nimi pełnej kontroli. Elektroniczny obieg dokumentów decyduje się więc wprowadzić coraz więcej firm.

Jakie zalety niesie ze sobą elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów ma bardzo wiele zalet. Umożliwia on:

• szybki dostęp do dokumentów;
• szybki obieg dokumentów;
• bezpieczeństwo informacji.

Co ważne, system obiegu dokumentów znajduje zastosowanie w firmach różnej wielkości. Najwięcej korzyści elektroniczny system obiegu dokumentów przynosi jednak firmom, które zatrudniają wielu pracowników.

Do czego może służyć system obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia rejestrację wszystkich rodzajów dokumentów, które są wytwarzane bądź spływają do danej firmy. Program do elektronicznego obiegu dokumentów może zostać wykorzystany do:

• rejestrowania dokumentów;
• klasyfikacji;
• porządkowania;
• archiwizacji.

Obieg dokumentów w każdej firmie może wyglądać inaczej. Przedsiębiorcy mają jednak możliwość wybrać system obiegu dokumentów, który będzie najlepiej dostosowany do ich indywidualnych potrzeb i wymogów. Formę elektroniczną mogą mieć faktury, umowy z kontrahentami, rachunki, protokoły. Do elektronicznego obiegu dokumentów służą dzisiaj bardzo różne programy komputerowe. Jednym z tych systemów, które cieszą się dużym uznaniem jest program Baseline.

Dlaczego firmom opłaca się przejść na elektroniczny obieg dokumentów?

Program do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na wykonywanie rejestracji, porządkowania i klasyfikacji dokumentów w sposób automatyczny. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że od razu trafiają one do pracowników właściwego działu. Ułatwia to pracę między pracownikami. Ale nie jest to jedyna korzyść. Wiele dokumentów zawiera dane osobowe, które powinny być chronione. O wiele łatwiej jest zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych, gdy dokumenty mają postać elektroniczną, a nie tradycyjną papierową. Wielu przedsiębiorców, którzy już stosują w swojej firmie program do elektronicznego obiegu dokumentów podkreśla, że jedną z istotnych zalet tego rozwiązania jest to, że mają zapewniony dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Mogą je przeglądać w dowolnym czasie nawet będąc poza siedzibą firmy. Zmniejszenie kosztów operacyjnych i oszczędność czasu to kolejne plusy, które niesie ze sobą elektroniczny obieg dokumentów.

Na wdrożenie programu do elektronicznego obiegu dokumentów decyduje się dzisiaj coraz więcej firm. Rozwiązanie to przynosi przedsiębiorcom bardzo wiele korzyści. Pozwala nie tylko na oszczędność czasu, ale daje też pewność, że ważne dokumenty nie zgubią się. Co więcej, dokumenty mające postać elektroniczną można łatwo archiwizować i szybko odnaleźć. Ponadto ich przechowywanie zajmuje o wiele mniej miejsca niż dokumentów w tradycyjnej papierowej formie.

undefined