Outsourcing księgowości - 10 zasad przy wyborze biura rachunkowego

1. Bezpieczeństwo usług księgowych

Na uwadze trzeba mieć fakt, iż podpisując umowę współpracy, odpowiedzialność za ewentualne błędy i niedopatrzenia, które wykryje fiskus, nie spada na biuro rachunkowe. Podjęcie współpracy z wykwalifikowanym księgowym opiera się na udzieleniu mu pełnomocnictwa do sporządzania i podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu zleceniodawcy. Pomimo tego, wszelkie błędne zapisy w KPiR (odsetki skarbowe i odpowiedzialność karnoskarbowa), w dalszym ciągu odpowiedzialność ponosi przedsiębiorca i trzeba zawsze o tym pamiętać.

Niemniej jednak, za błędy powstałe w wyniku działań outsourcingu księgowego odpowiada właśnie firma zewnętrzna. Bezpieczeństwo klienta ma zapewniać obowiązkowa polisa OC (ubezpieczenie). W związku z tym istnieje prawo do domagania się o odszkodowania, w przypadku kiedy za powstanie błędów odpowiada biuro księgowe.

2. Kwalifikacje pracowniów biura

Przed dokonaniem wyboru, dokładnie sprawdź, jak wysoce wykwalifikowane osoby pracują w danym biurze. Bez względu na to, czy usługi księgowe będą podlegały polskim regulacjom, czy też nie, należy mieć świadomość, iż osoba posiadająca certyfikat księgowy, będąca doradcą podatkowym, czy biegłym rewidentem, gwarantuje niemalże 100 % gwarancję fachowej pomocy. Takie osoby muszą być na bieżąco chociażby z prawem podatkowym i ciągle podnoszą swoje kwalifikacje poprzez uczestnictwo w szkoleniach i kursach. Nie wspominając już o doświadczeniu zdobywanym każdego dnia poprzez kontakt z klientem. Aby uzyskać uprawnienia do sprawowania stanowiska na wysokim poziomie należy zdać egzaminy potwierdzające zdobytą wiedzę. Dzięki temu klient będzie miał pewność, że ma do czynienia z odpowiednią osobą, na odpowiednim stanowisku, a nie z kimś z przypadku.

3. Sprawdź cennik biura rachunkowego

Część zadań księgowo-rachunkowych może być wykonywanych raz na kwartał, lub nawet raz na rok. Często firmy kuszą niskimi kosztami, ale przy jednej transakcji. Okazać się jednak może iż, miesięczne koszty są znacznie wyższe, gdyż każda kolejna usługa jest traktowana jako "dodatkowa", o czym mogliśmy nie zostać poinformowani w trakcie podpisywania umowy. Najpewniejsze są firmy dysponujące konkretnym cennikiem i abonamentem. Dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług biura księgowego online, gdzie zasady współpracy są jasne i przejrzyste, a przedsiębiorca ma stały wgląd do dokumentów i wszelkich działań księgowych.

4. Łatwość kontaktu z klientem

Decydując się na outsourcing księgowości, warto zwrócić uwagę na organizację kontaktu z klientem. Efektywna współpraca powinna opierać się na możliwości bezpośredniego kontaktu z konkretną osobą odpowiedzialną za nasze interesy. Biura online w ofercie często posiadają całodobową infolinię, czy kontakt internetowy.

5. Wizyta w biurze

Przed podpisaniem umowy dobrze by było odwiedzić biuro z którym chcemy współpracować. Praca księgowego wymaga spokoju, skupienia i ładu. Dokumenty powinny być odpowiednio przechowywane. Sprawdźmy też, jak wygląda obieg informacji i akt, a także, co również ma znaczenie, jakie relacje panują pomiędzy pracownikami biura. W wypadku kontroli skarbowej, do podatnika należy obowiązek przedstawienia oryginałów dokumentów. Jeżeli biuro nie funkcjonuje poprawnie, może się okazać, że w pewnym momencie brakuje dokumentów.

6. Poznaj pełną oferta biura

Biura rachunkowe, aby przyciągnąć klientów, często w ramach abonamentu proponują zestaw dodatkowych usług i benefitów. W związku z tym, warto porównać oferty usług dodatkowych ponieważ w przypadku zbliżonego cennika, mogą okazać się decydujące. Firma, która prowadzi roczne budżety, zainteresowane będzie dodatkowymi raportami zdefiniowanymi na potrzeby spółki. Zorientować się też można, czy dane biuro udostępnia dane księgowe przez Internet. Niektóre biura w pakiecie oferują korzystanie z programów do wystawiania faktur. W przypadku sklepów internetowych ciekawą opcją będą preferencyjne usługi kurierskie,

7. Informacje o biurze

Niekonieczne jest, by przy wyborze biura kierować się datą jego założenia, lokalizacją, czy metrażem. To nie te czynniki świadczą o jakości wykonywanych usług. Pozory mylą i czasami nieduże biuro, zatrudniające kilka osób, może być lepsze pod każdym względem, od pięknie wyposażonego lokalu. Najlepszym źródłem informacji są inne osoby, dlatego warto zasięgnąć języka od innych. Pamiętajmy jednak, że opinie pojawiające nie zawsze są miarodajne, dlatego potrzebnej wiedzy szukajmy najlepiej pośród znajomych.

8. Przynależność do organizacji branżowych

Decydując się na outsourcing usług księgowych warto sprawdzić, czy dane biuro przynależy do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Ta najstarsza polska organizacja zrzeszająca księgowych, dba m.in. o kompetencje i jakość usług księgowych swoich członków. Organizacją, którą również warto mieć na uwadze jest Centrum Informacji Księgowej.

9. Zakres odpowiedzialności

Przy podpisywaniu umowy dokładnie ją przejrzyjmy, gdyż może się okazać, że to co było przedstawione podczas rozmowy, nie ma odzwierciedlenia na papierze. Firmy często kuszą niskimi cenami, nie gwarantując przy tym kompleksowej obsługi. I tak np. nagle okazać się może, iż biuro nie będzie reprezentowało firmy przed urzędami.

10. Dostępność dokumentacji

Często zdarza się, iż przedsiębiorca pilnie potrzebuje dokumentów, które wcześniej przekazał do biura rachunkowego. Dobrze prosperujące biura oferują szybki dostęp do dokumentów, poprzez chociażby ich zeskanowanie i przesłanie drogą elektroniczną. Warto zwrócić uwagę, czy dane biuro oferuje możliwość dostępu do systemu księgowości internetowej (tzw. e-księgowość). Dzięki temu, w każdej chwili będziemy mieć dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, bez konieczności kontaktu z pracownikami biura.