5 najważniejszych funkcji nowoczesnych systemów do zarządzania projektami, które zwiększą efektywność Twojego zespołu

Jakie funkcje powinno mieć oprogramowanie do zarządzania projektami w firmie?

W praktyce dobry program do zarządzania projektami powinien być przede wszystkim: skalowalny, intuicyjny w obsłudze i dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Prowadzisz własną działalność e-commerce, firmę produkcyjną lub agencję marketingową? Im szersza skala prowadzonej działalności, tym bardziej potrzebujesz sprawdzonego oprogramowania.

5 podstawowych funkcji, które są must-have w przypadku aplikacji do zarządzania projektami w firmie to:

1. Tworzenie harmonogramów – dzięki temu możesz łatwo przygotować listę zadań. Określisz też orientacyjny czas ich realizacji, a także wskażesz na ostateczny termin ukończenia. Od ręki możesz też przypisać konkretne osoby do stworzonego zadania.
2. Raportowanie – to przydatna funkcja, która pomoże Ci na bieżąco kontrolować statusy prowadzonych projektów. Jeśli jest ich coraz więcej, raporty pomagają w reorganizacji pracy i nadawaniu priorytetów.
3. Zarządzanie portfelem projektów – to opcja, która pozwala na łatwą identyfikację, selekcję oraz zarządzanie zbiorami projektów. W ten sposób łatwiej analizować posiadane zasoby, a także nadawać priorytety poszczególnym procesom w obrębie wyznaczonych zadań.
4. Plany projektowe – umożliwiają stworzenie kompleksowego planu dla każdego projektu realizowanego w firmie. Dają opcję łatwego zarządzania zmianami, kontrolą odchyleń od ustalonych planów, a także przygotowywaniem kart projektowych. Ta funkcja ściśle łączy się z opcją tworzenia harmonogramów. W ten sposób możesz realnie poprawić efektywność realizowanych działań i śledzić na bieżąco postępy prac.
5. Monitoring zasobów – poznasz w ten sposób efektywność procesów i pracowników. Ocenisz czy do danego projektu zostały przypisane właściwe osoby, a także przeanalizujesz poziom rentowności zadania.

Świetną opcją dla rozwijających się przedsiębiorców jest aplikacja FlexiProject. W obrębie jednego oprogramowania zyskasz mnóstwo możliwości – zaczynając od tworzenia harmonogramów, a kończąc na budżetowaniu i zarządzaniu ryzykiem. Dodatkowo zaawansowana aplikacja do zarządzania projektami pozwoli Ci na kontaktowanie się z osobami odpowiedzialnymi za konkretne projekty.

Jak skutecznie poprawiać efektywność zespołu w przedsiębiorstwie?

Wbrew pozorom to wcale nie takie trudne. Podstawa to dobre oprogramowanie dla biznesu. Im sprawniej zaczniesz zarządzać projektami i przypisywać zadania, tym łatwiej poprawisz ogólną efektywność swoich pracowników.

Skorzystaj też z kilku praktycznych wskazówek, a efektywność Twojego zespołu poprawi się nawet o 100%:

1. Jasno określaj cele do realizacji. Każdy powinien wiedzieć, nad czym pracuje i co chcecie osiągnąć jako firma.
2. Dbaj o sprawną komunikację. FlexiProject zapewnia wiele funkcjonalności, które ułatwiają komunikację pomiędzy pracownikami w zespołach. Jedna z opcji to czat pracowniczy, który jest ogólnodostępny dla kadry zarządzającej, jak i pracowników odpowiedzialnych za wyznaczone działania.
3. Rozdzielaj zadania zgodnie z kompetencjami pracowników.
4. Staraj się tworzyć komfortowe i ergonomiczne warunki do pracy.

Pamiętaj też o stałym monitorowaniu postępów prac i rozwoju poszczególnych pracowników. Reaguj też na sugestie i feedback od zatrudnionych osób. Dzięki temu lepiej dostosujesz sposób działania organizacji do potrzeb pracowników i konkretnych projektów.

Dlaczego warto dbać o sprawną realizację projektów i poprawę efektywności pracowników?

To proste! Im szybciej i sprawniej realizowane są projekty, tym mniejsze koszty operacyjne. To jednak nie wszystko. Jeśli rozwijasz swoje przedsiębiorstwo i inwestujesz w skalowalne oprogramowanie do zarządzania:

• oszczędzasz czas i skracasz terminy realizacji projektów;
• nie marnujesz zasobów;
• zmniejszasz liczbę sytuacji stresowych i konfliktów w zespołach.

W ten sposób poprawisz też jakość pracy w poszczególnych zespołach. Pamiętaj, że zmotywowany zespół osiągnie lepsze efekty, a Ty zyskasz zadowolonych klientów. Korzyści są zatem obopólne – zarówno dla Twojej firmy, jak i pracowników.