Prawa pracownika w czasie pandemii. "Czy praca zdalna jest obowiązkowa?"

• Czy pracownikowi, świadczącemu pracę w sklepie umiejscowionym na terenie galerii handlowej należy się wynagrodzenie za listopad, czyli za okres, w którym galerie zostały zamknięte?

– Zgodnie z art. 81 §1 Kodeksu pracy, pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – należy się 60 proc. wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. W myśl zaś art. 81 §2 Kodeksu pracy, wynagrodzenie to przysługuje pracownikowi za czas niezawinionego przez niego przestoju. Dodatkowo, biorąc pod uwagę przedstawioną w pytaniu sytuację, można rozważyć tzw. przestój ekonomiczny, który przewiduje ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy. Zgodnie z zawartą w niej definicją (art. 2 pkt 1), przestój ekonomiczny to okres niewykonywania pracy przez pracownika z przyczyn nie dotyczących pracownika pozostającego w gotowości do pracy. Natomiast art. 5 ust. 1 tej ustawy przewiduje, że pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym przysługuje od przedsiębiorcy:

* finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych świadczenie na częściowe zaspokojenie wynagrodzenia za czas przestoju ekonomicznego, do wysokości 100 proc. zasiłku, o którym mowa w art. 72 ust. 1 pkt 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zwiększonego o wysokość składek na ubezpieczenia społeczne należnych od pracownika, w wysokości proporcjonalnej do przestoju ekonomicznego, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika,

* finansowane ze środków przedsiębiorcy wynagrodzenie w łącznej wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika.

Zatem zamknięcie sklepu nie powinno powodować zawieszenia obowiązku wypłaty wynagrodzenia pracownikowi w takiej lub innej formie, pracodawca ma do tego instrumenty określone w art. 81 k.p. lub ustawie „covidowej”.

• Czy przepisy powszechnie obowiązujące nakładają obowiązek pracy zdalnej? Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

– Praca zdalna została wprowadzona ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. poz. 1842). Art. 3 powołanej ustawy stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Ustawa nie narzuca zatem obowiązku pracy zdalnej, wprowadza jedynie taką możliwość. Wprowadzenie tego rozwiązania przez ustawodawcę jest bardzo ważne, ponieważ w sytuacji gdy nie ma on możliwości zapewnienia pracownikom pracy bez narażenia na transmisję wirusa SARS-Cov2 tj. nie może zapewnić 1,5 m odstępów pomiędzy stanowiskami pracy lub trudno mu zorganizować wystarczającą ilość środków ochrony indywidualnej, to może skorzystać z tego rozwiązania, pod warunkiem oczywiście, że inne przesłanki/warunki dotyczące pracy zdalnej będą spełnione np. pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Jeśli pracodawca jest w stanie zapewnić bezpieczną pracę w sensie epidemiologicznym to nie musi wprowadzać pracy zdalnej (jedynie się ją zaleca).

• Czy w związku z zamknięciem branży gastronomicznej, pracodawca może zobowiązać pracownika do tego, żeby okres wprowadzonego przestoju, był „odrobiony” w późniejszym okresie? Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu bieżącego?

– Na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć przecząco, czas przestoju, jako czas pozostawania przez pracownika w gotowości do wykonywania pracy, jest czasem pracy, a co za tym idzie, za ten czas pracownikowi należy się wynagrodzenie. Ponadto, czas przestoju wliczany jest do wymiaru czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym. W przypadku zatem, gdy pracownik w okresie rozliczeniowym, na skutek przestoju, nie przepracował np. 50 godzin, to i tak te 50 godzin należy wliczyć mu do obowiązującego go wymiaru czasu pracy. W związku z tym, każda godzina dodatkowej pracy (zleconej w późniejszym okresie) stanowić będzie pracę w godzinach nadliczbowych, za którą pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, należeć się będzie dodatek za pracę nadliczbową lub czas wolny.

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami pracodawca może zobowiązać pracownika tylko do wykorzystania urlopu zaległego. Bieżący urlop, w przypadku, gdy brak jest planu urlopu, powinien być udzielony w porozumieniu z pracownikiem.

• Czy pracodawca ma prawo żądać wykonywania pracy podczas zwolnienia lekarskiego?

– Nie, pracodawca nie może zobowiązywać pracownika do świadczenia żadnej pracy podczas niezdolności do pracy, stwierdzonej orzeczeniem lekarskim. Pracownik wykonujący pracę naraża się na utratę zasiłku chorobowego z ZUS.

• Czy pracownik, który przebywa na kwarantannie, ma obowiązek dostarczyć pracodawcy zaświadczenie z sanepidu?

– Obecnie nie ma takiego wymogu. Wcześniej były wydawane decyzje w formie pisemnej, ale ze względu na ich liczbę zostały zmienione przepisy. Obecnie sanepid zamieszcza informacje o kwarantannie czy izolacji w systemie elektronicznym. W systemie PUE ZUS są one widoczne dla pracodawcy. Każdy pracodawca ma więc podgląd do tych danych. Oczywiście nie zwalnia to pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy. Może to zrobić telefonicznie, poprzez SMS-a lub mailem. Więc najpóźniej drugiego dnia absencji w miejscu zatrudnienia, pracownik w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy powinien się z nim skontaktować, powiadomić dlaczego go nie ma w pracy i jak długo ta nieobecność potrwa.

• Jestem objęta kwarantanną ze względu na chorobę innego domownika (ja jestem zdrowa). Czy w tej sytuacji muszę mieć wystawione zwolnienie lekarskie? Czy wystarczy, jeśli poinformuję swojego pracodawcę o tym, że zostałam z automatu objęta kwarantanną i dopiero po jej odbyciu oświadczę, że ją przeszłam?

– Nie musi mieć pani zwolnienia lekarskiego. Jest pani na mocy prawa objęta kwarantanną i to wystarczy. Ma pani jednak obowiązek poinformować pracodawcę, że odbywa pani kwarantannę, jako współdomownik osoby chorej najpóźniej drugiego dnia nieobecności w pracy. Składa pani także oświadczenie pracodawcy w celu uzyskania prawa do świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Oświadczenie musi zawierać imię i nazwisko ubezpieczonego, jego numer PESEL, jeżeli go posiada, informację o dniu rozpoczęcia odbywania obowiązkowej kwarantanny i dniu jej zakończenia oraz dane, dotyczące osoby zamieszkującej z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym, u której stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2, oraz podpis ubezpieczonego.

• Jeśli jeden pracownik jest zarażony SARS-CoV-2, to czy pozostali pracownicy mogą żądać od pracodawcy informacji na ten temat? Czy to są jakieś informacje, dane szczególnie chronione?

– Dla własnego bezpieczeństwa pracodawca powinien to skonsultować z Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Bo faktycznie obowiązkiem zatrudniającego jest przeciwdziałać zakażeniom, wynika to chociażby z artykułu 207 Kodeksu pracy. Chodzi o kwestie BHP. Pracodawca nie powinien narażać innych pracowników na zakażenie, a w związku z tym na pogorszenie ich stanu zdrowia. Natomiast pytanie, czy ma podstawę prawną, by przekazywać im taką informację? Tu jednak w grę wchodzą dane wrażliwe. Dlatego ważne jest udowodnienie celowości ich przekazywania. Aby być pewnym, czy ta przesłanka została spełniona, czy nie naruszamy danych wrażliwych zakażonego pracownika, warto zapytać o to UODO.

• Biorąc pod uwagę obecną sytuację epidemiczną, w szczególności o jakich obowiązkach w zakresie bhp powinien pamiętać pracodawca?

– Wszystko zależy od profilu działalności prowadzonej na terenie zakładu pracy. Bo to zdecydowanie wpływa na to, jakie obowiązki sanitarne muszą być spełnione. Czy musi być zachowana odległości 1,5 metra pomiędzy pracownikami, zapewnione środki ochrony indywidualnej typu maseczki, przyłbice czy płyny do dezynfekcji. To zależy również chociażby od tego, czy pracownicy mają styczność np. z kontrahentami czyli osobami z zewnątrz.

Jeżeli w zakładzie pracy nie ma możliwości rozgraniczenia stanowisk pracy, to PIP zaleca wprowadzenie zmianowości pracy, podzielenie pracowników na grupy, które nie maja ze sobą styczności. Jeżeli pracodawca ma takie możliwości lokalowe, to zalecamy również wprowadzenie zasady, że w jednym pomieszczeniu pracuje jedna osoba. Zawsze rekomendujemy również, tam gdzie to możliwe wysyłanie pracowników na pracę zdalną.

• Jeżeli pracownik odmówi poddania się testowi na COVID-19, za który płaci pracodawca, to czy pracodawca może wyciągnąć jakieś konsekwencje wobec takiego pracownika?

– Generalnie nie ma podstawy prawnej, na podstawie której pracodawca mógłby zmusić podwładnych do poddania się takim świadczeniom. Nie ma więc również podstawy prawnej, żeby w przypadku odmowy wydania zgody na ich przeprowadzenie, mógł wyciągać wobec pracowników jakieś konsekwencje. Pracodawca, który nałożyłby z tego powodu na pracownika jakąś karę porządkowa – naganę, albo upomnienie i zostałoby to wpisane w jego akta pracownicze, musi liczyć się z tym, że jego podwładny może się od tego odwołać i skierować sprawę do sądu. Z tych względów zalecamy pracodawcom daleko zachowawcze podejście do tych kwestii.

• Czy w okresie wykonywania pracy zdalnej, pracodawca może wysłać pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę drogą mailową?

– W zakresie rozwiązywania umów w czasie pandemii nic się nie zmieniło. Wypowiedzenie jest skuteczne, jeśli jest skutecznie doręczone. Samo wysłanie wypowiedzenia mailem będzie wadliwe. Konieczne jest wysłanie na adres pracownika wypowiedzenia w formie pisemnej przesyłką poleconą. Pracodawca musi mieć dowód doręczenia. Wypowiedzenie można wysłać także drogą elektroniczną (poprze e-mail), jeżeli oświadczenie o rozwiązaniu umowy zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.