Jak przygotować firmę na inwentaryzację? Praktyczny poradnik z listą sprzętów

Celem inwentaryzacji jest nie tylko sprawdzenie, czy stan faktyczny zgadza się ze stanem ewidencji księgowej, ale także wykrycie ewentualnych braków, nadwyżek, uszkodzeń czy odpadów, co w konsekwencji przekłada się na lepszą kontrolę kosztów i optymalizację działalności. Zastanawiasz się, jak przeprowadzić inwentaryzację sprawnie i efektywnie? Ten artykułu to praktyczny poradnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces przygotowania i przeprowadzenia spisu, a także podpowie, jakie narzędzia warto wykorzystać podczas przeprowadzania spisu z natury.

Jak zrobić inwentaryzację, krok po kroku

Zanim przystąpisz do spisu z natury, ważne jest dokładne zaplanowanie całego procesu.

• Pierwszym krokiem jest wyznaczenie terminu przeprowadzenia spisu. Zazwyczaj inwentaryzacja magazynu i innych składników majątku odbywa się na koniec roku obrotowego (jako roczna inwentaryzacja lub remanent dla celu podatkowego i rachunkowości), ale może być również wykonywana w innych okresach, w zależności od specyfiki firmy.
• Następnie musi zostać powołana komisja inwentaryzacyjna, która będzie odpowiedzialna za cały proces inwentaryzacji. Ten zespół to osoby posiadające wiedzę o składnikach majątku i stanach magazynowych. 
• Kolejnym ważnym etapem jest przygotowanie niezbędnych dokumentów magazynowych. Należą do nich m.in.: instrukcja inwentaryzacyjna oraz ewidencja księgowa majątku. 

Przygotowanie logistyczne i techniczne do przeprowadzenia inwentaryzacji

Dobre przygotowanie usprawni przeprowadzenie spisu. Należy zadbać o odpowiednie oznakowanie miejsc składowania, udostępnienie planów magazynu, a także zapewnienie bezpiecznych warunków pracy dla osób biorących udział w spisie. Skuteczne przeprowadzenie remanentu wymaga także wykorzystania odpowiednich narzędzi. Oto lista najczęściej wykorzystywanych sprzętów, które możesz kupić w sklepie internetowym BCMarket:

• Czytniki kodów kreskowych – znacząco przyspieszają identyfikację towarów produktów i innych składników posiadających kody kreskowe. Wykorzystując czytniki kodów, minimalizujesz ryzyko pomyłek podczas wprowadzania danych.
• Drukarki do etykiet – mogą być przydatne do oznaczania spisanych składników majątku, szczególnie tych, które nie posiadają kodów kreskowych lub ich oznaczenie jest nieczytelne.
• Tablety lub laptopy z odpowiednim programem do inwentaryzacji – umożliwiają bezpośrednie wprowadzanie danych ze spisu z natury do systemu informatycznego, co eliminuje konieczność późniejszego przepisywania arkusz spisu. Program często oferuje funkcje sprawdzania poprawności danych, generowania raportów i porównanie ze stanem ewidencji.
• Wagi elektroniczne – niezbędne w przypadku inwentaryzacji materiałów sypkich, płynnych lub towarów i wyrobów gotowych sprzedawanych na wagę.

Wybór konkretnych narzędzi i akcesoriów zależy od specyfiki działalności, ilości i rodzaju składników majątku. Warto sprawdzić, jakie narzędzie oferuje wykorzystywany w firmy program do zarządzania magazynem lub rachunkowością, ponieważ często posiada on moduły wspierające proces inwentaryzacji.

O tym pamiętaj w trakcie inwentaryzacji magazynu, sklepu itd.

Podczas przeprowadzenia spisu, kluczowa jest dokładność i systematyczność. Zespół spisowy, korzystając z przygotowane dokumenty i wyposażenia, identyfikuje i liczy poszczególne składniki majątku w wyznaczonych polach spisowych. W czasie spisu należy dokładnie opisywać każdą pozycję, podając jej nazwę, ilość, jednostkę miary oraz inne istotne cechy np. ceny z dnia sporządzenia spisu. Pamiętaj, aby wprowadzenie danych do arkusza spisu było czytelne i kompletne. Po zakończeniu spisu arkusz powinien zostać podpisany przez osoby dokonujące spisu oraz osobę odpowiedzialną za dany obszar, musi się na nim znaleźć także data sporządzenia spisu.

Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu zapasów i majątku. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji i lista niezbędnych sprzętów zależy od specyfiki Twojej firmy. Warto dokładnie przeanalizować proces i dostosować przygotowanie do indywidualnych potrzeb. Dzięki temu cały proces przebiegnie sprawnie, a uzyskane informacje pozwolą na lepsze zarządzanie majątkiem Twojego przedsiębiorstwa.