Jaka drukarka do biura? Kompleksowy przewodnik

Określ potrzeby swojej firmy

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest rzetelna analiza potrzeb organizacji. Nie każde biuro wymaga dużej, przemysłowej drukarki obsługującej tysiące stron dziennie – ale też nie każda firma poradzi sobie z domową drukarką postawioną w kącie.

Jakie pytania warto sobie zadać?

• Ile osób będzie korzystać z urządzenia?
  Drukarka dla zespołu 3-osobowego powinna być inna niż ta dla 30 pracowników w otwartym biurze.
• Jaki jest miesięczny wolumen wydruków i kopii?
  Czy firma drukuje sporadycznie – kilka stron dziennie, czy też potrzebuje przetwarzać setki dokumentów dziennie?
• Jakie funkcje będą używane najczęściej?
  Samo drukowanie? A może również kopiowanie, skanowanie dokumentów, druk z urządzeń mobilnych? Potrzeba tworzenia broszur, raportów, dokumentów w kolorze o wysokiej jakości?
• Czy ważne są dla Ciebie kwestie ekologiczne i kosztowe?
  Wydruk dwustronny, tryb oszczędzania tonera, energooszczędność – to wszystko wpływa na długoterminowe koszty i ślad środowiskowy.

Szukasz dobrej drukarki do biura? Sprawdź ofertę Inforoffice.

Rodzaje drukarek – dopasuj do skali działalności

Drukarki biurowe różnią się pod względem funkcji, wielkości, szybkości pracy oraz możliwości obsługi dokumentów. Można je podzielić na kilka głównych kategorii:

Urządzenia kompaktowe (desktopowe)

Zajmują mało miejsca, oferują podstawowe funkcje (kopiowanie, druk, skan), są idealne dla małych biur i pojedynczych użytkowników. Zwykle obsługują format A4 i mają ograniczoną pojemność papieru.

Drukarki średniego formatu

To najczęstszy wybór dla biur zatrudniających od kilku do kilkunastu osób. Oferują więcej funkcji, szybszy druk, obsługę druku dwustronnego oraz możliwość integracji z siecią biurową.

Urządzenia klasy korporacyjnej

Obsługują zarówno format A4, jak i A3, mają dużą pojemność zasobników na papier i toner, są wydajne i skalowalne. Sprawdzają się w firmach z dużym wolumenem druku, w działach finansowych, prawniczych, archiwizacyjnych.

Kluczowe parametry techniczne – na co zwrócić uwagę?

Wybierając drukarkę do biura, warto skupić się na kilku najważniejszych parametrach technicznych. To one zadecydują o tym, czy sprzęt będzie naprawdę funkcjonalny i wydajny w codziennej pracy.

1. Szybkość kopiowania i drukowania

Wydajność urządzenia określa się w stronach na minutę (str./min). Dla małych biur wystarczy prędkość 20–30 str./min, natomiast większe organizacje powinny celować w urządzenia drukujące 40–60 stron na minutę i więcej.

2. Obsługiwane formaty papieru

Najczęściej potrzebne są wydruki w formacie A4, ale jeśli w firmie drukowane są dokumenty planistyczne, tabele, projekty – warto wybrać urządzenie z obsługą A3.

3. Pojemność podajników papieru

Im większy podajnik, tym rzadziej trzeba go uzupełniać. W urządzeniach biurowych warto szukać modeli z zasobnikami mieszczącymi 500–1000 arkuszy.

4. Możliwość druku dwustronnego (dupleks)

To nie tylko wygoda, ale także oszczędność papieru. Funkcja ta powinna być dostępna w każdej nowoczesnej kserokopiarce do biura.

5. Jakość druku i rozdzielczość

Standardowa rozdzielczość to 600 x 600 dpi, ale w przypadku druku materiałów marketingowych czy zdjęć lepiej wybrać urządzenie oferujące wyższą rozdzielczość (np. 2400 x 2400 dpi).

Przydatne funkcje dodatkowe

Dzisiejsze urządzenia wielofunkcyjne to nie tylko kopiarki, ale też rozbudowane centra zarządzania dokumentami. Funkcje dodatkowe mogą znacznie ułatwić codzienną pracę.

• Skanowanie do e-maila lub do folderu sieciowego
  Pozwala szybko przesłać zeskanowany dokument do odpowiedniego działu lub osoby.
• Obsługa USB i Wi-Fi
  Dzięki temu pracownicy mogą drukować lub skanować bezpośrednio z pendrive’a lub urządzeń mobilnych.
• Bezpieczny druk (kod PIN, karta RFID)
  Funkcja niezbędna w środowiskach, gdzie ważna jest ochrona danych – wydruk możliwy dopiero po autoryzacji użytkownika.
• Drukowanie z chmury
  Integracja z usługami typu Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 – pozwala na bezproblemowy druk zdalny.
• Panel dotykowy z interfejsem użytkownika
  Ułatwia obsługę, skraca czas konfiguracji zadań i daje dostęp do funkcji z poziomu jednego ekranu.

Koszty eksploatacji – co wpływa na budżet?

Cena zakupu to tylko początek. Kluczowe znaczenie mają koszty eksploatacji urządzenia w cyklu jego życia – a te często zaskakują nieprzygotowanych użytkowników.

1. Tonery i bębny

Sprawdź, ile kosztują materiały eksploatacyjne i na ile stron wystarczają. Upewnij się, że nie będziesz musiał ich wymieniać co kilka dni.

2. Zużycie energii

Nowoczesne kserokopiarki mają tryby oszczędzania energii, ale różnice między modelami mogą być znaczne – szczególnie przy całodobowej pracy biura.

3. Serwis i części zamienne

Koszty napraw, dostępność części oraz czas reakcji serwisu to elementy, które wpływają na ciągłość pracy. Warto sprawdzić, czy w okolicy działa autoryzowany punkt serwisowy danej marki.

Podsumowanie – jaka drukarka do biura będzie najlepsza?

Nie istnieje jeden, uniwersalny model drukarki idealny dla każdego biura. Dobór odpowiedniego urządzenia powinien opierać się na analizie realnych potrzeb, liczby użytkowników, planowanego wolumenu wydruków oraz dostępnego budżetu. Należy wziąć pod uwagę nie tylko parametry techniczne, ale też funkcje dodatkowe, koszty eksploatacji oraz dostępność serwisu.

Dobrym krokiem jest także porównanie kilku modeli oraz przeczytanie opinii użytkowników, którzy mają podobne potrzeby jak Twoja firma. Inwestycja w odpowiednią kserokopiarkę to nie tylko wybór sprzętu – to decyzja, która ma wpływ na płynność pracy całej organizacji.